установленная дата окончания приема бюллетеней.
Бюллетени могут поступать по адресу канцелярии Общества или структуры
Общества, работающей с акционерами или представляться Счетной комиссии
Общества или, если таковая отсутствует, лицам, специально назначенными
для этого Советом директоров и имеющими статус членов Временной Счетной
комиссии. Если бюллетени поступают по адресу канцелярии или структуры,
работающей с акционерами, они регистрируются как обычные заявления,
скрепляются с конвертами, в которых они поступили, и передаются Счетной
комиссии. Если бюллетени представляются в Общество под роспись - на них
указывается дата их предоставления в Общество, соответствующая указанной
в Журнале регистрации поступающих бюллетеней.
Все возвращаемые в Общество бюллетени фиксируются Счетной комиссией
или лицом, выполняющим ее функции, в специальном Журнале регистрации
поступающих бюллетеней, в котором указывается:
- дата поступления бюллетеней;
- фамилия, имя, отчество (наименование) подавшего их лица;
- количество голосующих акций, которое он представляет.
В таком журнале могут быть предусмотрены графы для фиксации результа-
тов голосования по поданному бюллетеню. Тогда результаты голосования мо-
гут подводиться постепенно, по мере поступления бюллетеней.
Все бюллетени, поступившие в Общество после даты окончания приема,
фиксируются, но при подведении итогов голосования не учитываются.
В срок, установленный в Положении об Общем собрании акционеров, Счет-
ная комиссия обязана подвести окончательные итоги голосования по подан-
ным бюллетеням. Независимо от того, подводились ли результаты голосова-
ния по мере поступления бюллетеней, Счетная комиссия должна в этот день
провести подсчет голосов по всем поступившим бюллетеням.
[16] СЕКРЕТАРИАТ СОБРАНИЯ
Специальным постановлением Совета директоров для подготовки и прове-
дения Собрания формируется Секретариат Собрания. Он решает организацион-
ные вопросы проведения Собрания на основании решений Совета директоров и
председателя совета.
Члены Секретариата выполняют техническую работу. Численный состав
Секретариата (1020 человек) определяется количеством акционеров в Об-
ществе и предполагаемым объемом работ.
Возглавляет работу Секретариата Секретарь Совета директоров или иное
лицо, назначенное Советом директоров.
Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров,
должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Со-
вете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Сек-
ретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут
быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и прове-
дению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из
персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только коорди-
национную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению
Собрания акционеров должны быть возложены специальным постановлением на
одного из членов Совета директоров.
Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении
Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании
акционеров.
Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бу-
магами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета ди-
ректоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности
каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять
свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной
работы.
В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.
О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комис-
сии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмот-
рено внутренними документами Общества.
[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОР-
МЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ
Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем
собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистриро-
ваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени
для голосования.
Сроки регистрации
Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров
Общества.
Регистрация может начинаться:
- в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но
не менее чем за полчаса до начала Собрания;
- иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения
Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой чис-
ленностью акционеров.
Организация места проведения
Регистрация организуется по месту проведения Собрания и её процедура
во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания
в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства
регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на
несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп
акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы
акционеров проводят 1-2 человека.
У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных
бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акцио-
неров, табличек для голосования, информационных материалов, если предус-
мотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет
регистрироваться в данном месте согласно списку.
Выдаче мандатов и бюллетеней
Мандаты и бюллетени могут быть:
- подготовлены заранее;
- выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.
Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, име-
ющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту
регистрации на зарегистрировавшееся лицо.
Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участ-
вовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров, либо на участ-
ников Собрания по Списку участников Собрания. Главное отличие в регист-
рации будет состоять в том, что доверенному лицу, уполномоченному предс-
тавлять интересы нескольких акционеров:
- в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акцио-
нера, выдавшего доверенность;
- во втором - ему выписывается один документ, в котором указывается
общее количество голосов, принадлежащее в совокупности всем доверителям.
Возможно несколько вариантов выдачи бюллетеней:
1. Весь комплект бюллетеней может выдаваться вместе с мандатом при
регистрации.
2. При регистрации выдаются только бюллетени для голосования без ука-
зания вопроса повестки дня; остальные - после окончания регистрации или
перед голосованием.
3. Если регистрация проводится за несколько дней до Собрания, акцио-
неру выдается только мандат. Бюллетени участник Собрания в этом случае
получает по мандату в день Собрания или перед началом голосования.
При принятии решения о порядке и сроках выдачи бюллетеней необходимо
помнить, что предварительная выдача бюллетеней может сопровождаться их
потерей или заменой в случае, если Собрание будет отложено или перенесе-
но.
Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
- предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его
личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не пре-
дусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество,
участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистра-
ции;
- получает мандат и бюллетени на голосование;
- удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистра-
ции.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по
журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведе-
ния Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров,
имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистра-
ции доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллете-
ней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюлле-
теней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится
ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитываю-
щиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об
этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принад-
лежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведе-
ния об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в
Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании
других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверен-
ность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в
Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в
Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для
голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционе-
ров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен заре-
гистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить
свои бюллетени для голосования.
Если акционер владеет привилегированными акциями Общества, дающими
ему право на участие в Собрании, ему выдается только мандат. Бюллетени
для голосования представляются ему только в случаях, когда он имеет право
участвовать в голосовании.
Если акционер, приславший свои бюллетени в Общество в установленный
срок, о чем в соответствующей графе Журнала регистрации акционеров стоит
соответствующая отметка, явился на Собрание лично, он получает при ре-
гистрации только мандаты (если их выдача предусмотрена решением Советом
директоров) и информационные материалы, удостоверяя своей подписью
только факт присутствия на Собрании.
Если акционер выдал доверенность, но явился на Собрание лично, он
должен зарегистрироваться в Журнале доверенных лиц в графе личной ре-
гистрации. При этом:
- если доверенное лицо является на регистрацию после него, оно авто-
матически утрачивает право представления этого акционера;
- если представитель уже зарегистрировался, акционер, в случае если
он заранее явно не отменил выданную доверенность, не имеет право
предъявлять Обществу требовании допустить его к Собранию и голосованию.
Отношение между акционером и его представителем регулируются внутренним
соглашением данных лиц. Однако при достижения согласия между этими двумя
лицами Общество может по решению Счетной комиссии пойти им на встречу и
перерегистрировать данных участников Собрания, при необходимости выписав
новые бюллетени в обмен на выданные.
Если в обществе за акционерами закреплено право представлять доверен-
ности при регистрации, доверенное лицо регистрируется в Журнале регист-
рации акционеров напротив фамилии каждого акционера, выдавшего доверен-
ность. При этом доверенное лицо в день Собрания должно сначала зарегист-
рировать доверенность в Журнале регистрации доверенностей, о чем на ней
ставится соответствующая отметка. Только после этого регистрационная
группа имеет право допустить его до участия в Собрании и голосовании.
Доверенные лица, независимо от того, зарегистрировались ли они как
акционеры, получают право участия в Собрании и бюллетени для голосования
по выписанным на них доверенностям при регистрации в Журнале регистрации
доверенных лиц.
При регистрации:
- доверенное лицо называет номер выданной на него доверенности и
представляет требуемые документы;
- если доверенное лицо не является акционером Общества, ему выписыва-
ется мандат; если представитель является акционером, он участвует в Соб-
рании по мандату, выданному при регистрации в Журнале акционеров;
- получает бюллетени для голосования;
