Организация рабочих встреч в ресторане
Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают,
что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются
постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконеч-
ными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязан-
ность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачи-
вать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом
предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена
встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую бе-
седу в спокойной обстановке.
Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены,
многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи
с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в
ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распоря-
док рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после
ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать
рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встре-
чаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая. Такие переговоры в
ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам
завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в рес-
торане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужи-
ном.
Видеоконференции
Сейчас, когда многие компании имеют отделения не только в разных ре-
гионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может
стать полезным средством для более эффективного ведения дел. Организо-
вать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собра-
лось по два-три ее участника, либо более значительное их число, причем
камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент.
То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-
ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-
ренций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные
различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде
всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-
ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут
быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-
райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление
непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,
участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-
лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-
нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-
рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,
или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала меропри-
ятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение
того, что ваша информация получена.
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображе-
ния и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить
о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специа-
листы на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.
Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каж-
дого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной
связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то
моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее
определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока
сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем времен-
но был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет
объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не
существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными па-
раметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также
скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконферен-
цию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале,
а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значе-
ние, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следу-
ет помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно
в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за
пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в
студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени
говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся
что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока
оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если
вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда
случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе
внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в
ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое
другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся
кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин
дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из
присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее офици-
альна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где рабо-
тают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регла-
ментом, как любое другое - председательствующий призывает участников
встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после
окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы вре-
мя. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не скло-
нен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она мо-
гут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю,
наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна
быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует,
не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют
и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот,
кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому воп-
росу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие
шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть
встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате,
мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого сто-
ит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществле-
ния необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто от-
вечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодар-
ности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее ор-
ганизации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время
встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании,
копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В
докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступле-
ний. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о со-
держании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно
непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь,
это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление
публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слу-
шать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место
и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите
ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили
собравшимся, а также за прекрасную речь.
Когда вам надо выступить с речью
Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подго-
товка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может
быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверен-
ность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как
то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с
блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составле-
ние речи и ее многократное повторение.
Если в том нет насущной необходимости, не пишите свое выступление
полностью, чтобы потом прочесть текст на публике. Независимо от того,
насколько хорошо вы знакомы с материалом, чтение по бумажке лишит вас
радости непосредственного общения с аудиторией, которая быстро утратит к
вам интерес. При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь
пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и
не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обязательно
нужно иметь перед глазами всю речь, читайте ее перед выступлением
столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. В этом случае вам легче бу-
дет удерживать внимание слушателей.
Несмотря на то что во многих пособиях по ораторскому искусству реко-
мендуется разнообразить выступление шутками, лучше вообще не шутить, чем
пошутить неудачно. Если же вы решите "приправить" свою речь остроумными
замечаниями, чтобы лучше завладеть вниманием аудитории, эти замечания не
должны показаться слушателям ни безвкусными, ни нелепыми. Очень немногие
ораторы обладают даром острословия, и, если вы не относитесь к их числу,
не стоит переживать. Серьезность вполне может соперничать с юмором, осо-
бенно в том случае, когда вы затрагиваете близкую сердцам слушателей те-
му.
К числу остальных советов, которые хотелось бы дать тем, кто намерен
выступать на собрании или обращаться к широкой аудитории, можно отнести
следующие:
Старайтесь говорить хорошо поставленным голосом и не очень громко.
Перед началом выступления установите микрофон на оптимальном расстоя-
нии, чтобы вас было хорошо слышно на последних рядах, и вместе с тем в
динамиках не раздавалось ни пронзительного визга, ни ужасающих хрипов от
того, что вы слишком близко поднесли микрофон к губам. Не свистите и не
постукивайте по нему пальцами - обычным голосом спросите, хорошо ли вас
слышат сидящие сзади. Убедитесь в том, что микрофон расположен на удоб-
ной для вас высоте, чтобы вы могли перед ним нормально стоять. Ничто не
выглядит столь нелепо, как верзила, в три погибели согнувшийся над мик-
рофоном, или коротышка, пытающийся встать на цыпочки, чтобы дотянуться
до микрофонной стойки. Придерживайтесь темы своего выступления. Даже в
том случае, если вы мастер импровизации, добавление предварительно не
отрепетированных вставок, призванных сделать вашу речь более остроумной
или убедительной, может привести вас к нарушению последовательности из-
ложения и уклонению от основной темы выступления или доклада.
Обратите внимание на жестикуляцию. Если вы будете выступать с кафед-
ры, можете держаться за ее боковые края и при необходимости переворачи-
вать страницы текста выступления. Не вертите ничего в руках, не теребите
вещи, лежащие у вас в карманах и не держите трясущиеся руки перед собой
