представителей руководства компании, и отношения выходят за рамки только
делового партнерства, можно направить поздравление мужу и жене по их до-
машнему адресу, даже в том случае, когда отправитель поздравительной
открытки лично не знаком с супругой своего коллеги.
Все открытки с личными поздравлениями с Рождеством следует надписы-
вать от руки. Это прежде всего относится к секретарям, которые отсылают
множество поздравительных открыток от имени фирмы или от имени своего
начальника. Не стоит в данном случае пользоваться и автоматом, механи-
чески проставляющим адреса на конвертах. Чтобы написать адрес от руки,
вам потребуется не больше времени, чем вставить конверт в машинку, напе-
чатать адрес и вынуть конверт; а с помощью влажной губки можно быстро и
без особого труда наклеить марку. Стандартный конверт с напечатанным на
нем адресом очень просто спутать с рекламным и выкинуть, не вскрывая, в
корзину для мусора. Напечатанный на почтовой открытке адрес сразу же
создает впечатление того, что она носит исключительно деловой характер.
Даже в том случае, когда число рассылаемых поздравительных открыток нас-
только велико, что секретарю очень трудно все их надписать, адреса на
открытках, посылаемых от имени шефа, все равно необходимо писать от ру-
ки.
ДЕЛОВЫЕ ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ
На обычной деловой визитной карточке торгового агента или любого дру-
гого сотрудника, не занимающего руководящий пост, в центре поля печата-
ется название и адрес компании, в нижнем левом углу - имя сотрудника, а
номер телефона - внизу справа. Если у компании несколько телефонных но-
меров, на карточке следует писать тот из них, по которому можно свя-
заться с владельцем карточки или передать для него сообщение. Если все
звонки проходят через центральный коммутатор, лучше указать и добавочный
номер владельца карточки. На визитных карточках торговых компаний вполне
допустимо делать цветные надписи, помещать эмблему фирмы или рисунок.
MY PARTY ENTERTAINMENTS, INC.
16 Centre Street Ames, Iowa 50010
Alen Lewiston Sales Representative 515-555-3888
Руководящий сотрудник проставляет свое имя в центре карточки, долж-
ность указывается более мелким шрифтом под именем или внизу слева. Наз-
вание и адрес компании набираются в левом нижнем углу, а номер телефона
- в нижнем правом. При этом следует писать прямой телефон в кабинет ру-
ководителя, а не общий номер коммутатора фирмы. Кроме того, на служебной
визитной карточке можно дать и номер факса. Визитные карточки руководя-
щих сотрудников компании выполняются на бумаге хорошего качества методом
тисненой печати или термографии.
Размер деловой визитной карточки составляет обычно три на полтора-два
дюйма. На ней указывается то имя, под которым владелец известен в мире
бизнеса. Например, если полное имя женщины - Элизабет Морган Розетти, но
в деловых кругах она предпочитает опускать второе имя, то и на карточке
следует написать только "Элизабет Розетти", учитывая, что обращения и
звания на деловых визитных карточках (мистер, Ms., миссис, мисс, доктор
и т.д.) перед именем никогда не ставятся.
В светской жизни деловые визитные карточки не следует использовать
никогда. Ответственные сотрудники или руководители предприятий не должны
вкладывать эти визитные карточки в букет цветов, посылаемый заболевшему
коллеге, писать на обратной стороне приглашения, а также оставлять слу-
жебные визитки, нанося светские визиты. Сфера применения строго ограни-
чивается самим названием - служебная.
MARSHAHOLLIS
Sales Manager
Ebb Tide Company Columbus, Ohio 43200 614-555-7400
STEPHEN VIOLA Vice-President, Sales and Marketing
Rollins Research Telephone 317-555-1234 Wayne, Indiana 47899 Fax
317-555-1200
Такую карточку можно вручить потенциальному клиенту или же деловому
партнеру, с которым вы надеетесь установить контакт. Ее можно также
прикрепить скрепкой к официальному письму человеку, с которым вы ведете
или надеетесь вести дела, чтобы тот смог положить вашу карточку вместе
со служебными визитками других деловых партнеров или в случае необходи-
мости взять ее с собой на встречу.
В некоторых европейских странах при встрече принято непременно обме-
ниваться деловыми визитными карточками. Поэтому, уезжая в заграничную
командировку, не забудьте запастись достаточным количеством служебных
визитных карточек.
ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ
Независимо от того, посылаете ли вы информацию, записанную на аудио-
или видеопленке, отправляете ли письмо по факсу или электронной почте,
корреспонденция ваша должна соответствовать всем правилам и нормам,
распространяющимся на светские или деловые послания. Текст такого рода
писем ни в коем случае не должен быть личным, чтобы вы не оказались в
неловком положении в том случае, если ваше послание окажется в чужих ру-
ках. Письмо следует писать аккуратно, разборчиво и корректно, а если вы
посылаете аудиозапись - качество ее звучания не должно вызывать нарека-
ний.
Аудио- и видеокассеты в качестве писем
Аудио- и видеокассеты - один из самых привлекательных видов посланий
не только для бабушек и дедушек, живущих далеко от вас, но и для других
ваших родственников и друзей, с которыми вы редко встречаетесь. Голос
или образ любимого человека создают явственное ощущение личного общения,
которого нельзя добиться при помощи обычного письма. Разумеется, важно
сначала выяснить, есть ли у ваших адресатов соответствующая аппаратура
для прослушивания аудиокассет или для просмотра видеофильмов.
Видеокассеты, используемые в деловых целях, помогут сэкономить время
и представить передаваемую информацию более ясно и наглядно. Они не
должны сопровождаться личными комментариями или фоновой музыкой, что
только мешает и отвлекает получателя. Если вы предлагаете светящуюся вы-
веску на фасад здания, а члены совета, к примеру, не имеют возможности
съездить и посмотреть, как выглядит такая же вывеска, уже установленная
на одном из зданий, видеофильм с запечатленным во всех ракурсах фасадом
послужит прекрасным дополнением к вашему предложению. Видеозапись может
сопровождаться вашими комментариями по поводу угла съемки объекта или
места расположения вывески, однако во время съемки не стоит рассказывать
анекдоты или снимать фильм из окна автомобиля с включенным на полную
мощность радиоприемником.
Факсимильные аппараты
Благодаря факсу стало возможным посылать письменные сообщения в счи-
танные минуты. При правильном использовании факсовый аппарат служит ве-
ликолепным средством отправки корреспонденции, которая ранее направля-
лась по почте, с максимальной задержкой в один день. Однако не следует
забывать, что факс - это сложное техническое устройство, которое не тер-
пит неумелого обращения ни в домашних условиях, ни на работе. Некоторые
имеют факсы дома, что делает такой способ общения более личностным. Од-
нако в основном факсимильные аппараты устанавливаются в офисах, и пос-
ланное по факсу сообщение может прочитать каждый, кто умеет работать с
этим устройством. Даже пометка "конфиденциально" не поможет сделать ваш
документ секретным, если только получатель в момент передачи сообщения
не стоит рядом с аппаратом и сам не принимает послание.
Следовательно, факсовое сообщение должно отправляться строго по наз-
начению, не содержать секретных материалов, быть кратким и корректным.
Это средство связи нельзя назвать дешевым, поэтому нужно следить, чтобы
факсимильный аппарат компании не использовался в личных целях. Даже если
стоимость передачи сообщения оплачивает отправитель, получатель все рав-
но несет расходы на факсовую бумагу. Большинство современных факси-
мильных аппаратов снабжено автоматической электронной системой, предос-
тавляющей список телефонных номеров, на которые передавалось сообщение.
Опасение разоблачения сотрудника, решившего послать по факсу сообщение
частного характера, естественно, не должно быть причиной, удерживающей
его от такого шага. Однако существование этой автоматической системы
контроля порой служит дополнительным предостережением от использования
факсимильных аппаратов в личных целях, подкрепляя честность каждого из
сотрудников.
Факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, на
последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу -
недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные
материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите
получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если за-
держка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же, как про-
фессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой
бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для
вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не
следует использовать для частных приглашений или сообщений.
На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен
быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и ко-
личество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил
весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно ука-
зать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было
доставлено точно по назначению.
Электронная почта
Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации.
Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже
должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не пред-
назначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получа-
теля или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по
электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание
будет получено ими конфиденциально. Электронную почту не следует ис-
пользовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютер-
ное время оплачивается получателем.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально со-
ответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально
составленными.
ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Бумага для делового письма
Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку
впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значе-
ние. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего ка-
чества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания
сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает
такими же качествами.
Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или
слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов.
Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в
обычный конверт для деловой корреспонденции.
Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них
должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль ско-
ро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следу-
ет поместить в шапку бланка.
Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответствен-
ных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисне-
ным шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом
случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его
или ее подписи.
Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и мужчины,
и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки.
На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя
сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степе-
ни, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может ука-
