утрату документов или утечку коммерческой тайны.
КОММЕНТАРИИ
Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.
Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Ге-
неральным директором.
Утверждаю
ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа
Прием от "__" __________ 19__ г.
Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также
наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно по-
ручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
сотрудникам режимных органов.
В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы,
ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возла-
гается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на
специально назначенных лиц.
Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроиз-
водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководи-
телем предприятия в зависимости от объема документооборота.
В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства доку-
ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных ор-
ганов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение докумен-
тов с этим грифом от других документов.
Образец штампа:
Например:
- инвентарный учет чертежей;
- инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п.
Образец штампа:
С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допус-
кать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруд-
нять решения производственных вопросов.
так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к
утечке (хищению) охраняемой информации.
Например:
Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во
внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на ин-
вентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного
письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером до-
кумента, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет
этот номер.
Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из
наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации!
Например:
Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия
документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВА-
НИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ
Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны
коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений,
составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по
категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, харак-
тера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разг-
лашении этих сведений.
К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если
какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то
все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны,
излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и при-
ведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация
выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе
предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия
Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предп-
риятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну
предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем
предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Поста-
новления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, кото-
рые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информа-
ции, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным
законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г.
Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для
разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия
из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных под-
разделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного
органа).
Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну
Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне
предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов,
знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его
отдельных подразделений.
Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно
включить:
- специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и
данными в
отношении конкурирующих фирм;
- специалиста, полностью представляющего систему организации работы
предприятия, ее
особенности;
- специалиста по связям с другими предприятиями, а также по вопросам
заключения
контрактов, договоров;
- специалиста, обладающего всеми сведениями о выпускаемой продукции,
технологичес-
ком цикле ее проектирования и производства, о прохождении всех видов
информации
(устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой про-
дукции).
Если предприятие достаточно велико или производимая продукция имеет
разнородный характер, можно создать несколько таких групп: одну - глав-
ную, в целях координации и
обобщения результатов работы, остальные - в зависимости от необходи-
мости по каждому отдельному участку.
С другой стороны, не исключено, что предприятие может состоять лишь
из нескольких человек, особенно на первых этапах. Тогда, действительно,
указанную задачу способен решить один руководитель, при условии, что он
будет владеть перечисленной выше информацией. Но все же, во избежание
субъективных ошибок, лучше рассматривать эти вопросы как минимум вдвоем.
Как уже сказано, в группе должны быть руководящие специалисты, обла-
дающие полным объемом данных, которые могут быть отнесены к коммерческой
тайне. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех
привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут представ-
лять коммерческую тайну, если ранее они эти сведения не знали. В
большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них осведомлен в
деталях по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляют
себе общий характер. Такой подход сделает работу группы более рацио-
нальной и исключит уже на первом этапе возможные предпосылки к необосно-
ванному распространению коммерческой тайны.
Далее, перед группой экспертов необходимо поставить комплекс <опросов
в следующей последовательности:
а) выделить все виды деятельности предприятия, приносящие прибыль на
данный момент;
б) исходя из имеющихся данных о рынке сбыта, оценить превышает ли
уровень прибыли
для данного вида деятельности аналогичные показатели у других предп-
риятий;
в) определить вероятную перспективу рентабельности этой деятельности.
Если с экономической точки зрения вид деятельности устраивает предп-
риятие в данный момент и в перспективе, а прибыль выше, чем у конкуриру-
ющих фирм, то предприятие располагает определенной коммерческой тайной и
необходимо продолжить анализ.
В этом случае эксперты должны определить, что именно в данном виде
деятельности позволяет получать прибыль. Примеры могут быть самыми раз-
личными.
Так, для сведений научного характера - это, как правило:
- идеи, изобретения, открытия;
- отдельные формулы;
- новые технические проекты;
- новые методы организации труда и производства;
- программное обеспечение ЭВМ;
- результаты научных исследований. Для сведений технологического ха-
рактера:
- конструкторская документация, чертежи, схемы, записи;
- описания технологических испытаний;
- "ноу-хау";
- точные значения конструкционных характеристик создаваемых изделий и
оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (разме-
ры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температу-
ра, давление, время и др.);
- сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали, ус-
ловиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились и т.д.:
- используемые предприятием отдельные новые, либо уникальные измери-
тельные комплексы и приборы, станки, оборудование. Для сведений договорно-
го характера:
- сведения о заключенных или планируемых контрактах;
- данные о поставщиках и клиентах;
- обзоры рынка, маркетинговые исследования;
- информация о конфиденциальных переговорах;
- калькуляция издержек производства предприятия, структуры цен, уро-
вень прибыли;
- планы развития предприятия и его инвестиций.
Если в выделении узловых сведений возникают проблемы, то можно изу-
чить рассматриваемый вид деятельности по отдельным технологическим эта-
пам, по логическому алгоритму действий, по временным отрезкам. В любом
случае полезными будут аналогичные примеры организации защиты секретов
западными фирмами.
Так, крупнейшие в мире производители прохладительных напитков фирмы
"КокаКола" и "Пепси-Кола" выделяют а качестве главных секретов
специальные добавки в концентрат, из которого изготавливаются напитки.
Американские машиностроительные и приборостроительные фирмы, широко рек-
ламируя высокие качественные характеристики своей продукции, держат в
глубоком секрете технологические особенности изготовления основных уз-
лов, определяющих данные характеристики.
Следует учесть и другие факторы. Например, предприятие может приме-
нять широко известные методы организации производства, технологические
приемы, оборудование и т.п и при этом достигать высокой прибыли. Несмот-
ря на общедоступность таких данных, сам факт их применения может яв-
ляться коммерческой тайной.
Некоторые предприятия получают прибыль за счет монопольного положения
на рынке, т.е. отсутствия производителей такого же вида товара в данном
регионе. Не следует в этом случае пренебрегать своевременными мерами по
защите коммерческой тайны, т.к., используя свободный доступ к необходи-
мым данным, даже небольшое предприятие способно быстро организовать ана-
логичное производство и составить конкуренцию.
Нельзя использовать отнесение каких-либо сведений к категории коммер-
ческой тайны в целях уклонения от уплаты налогов, сокрытия фактов нане-
сения ущерба здоровью людей, а также других противозаконных действий.
Работа с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну.
Результатом работы экспертов должен стать Перечень сведений, состав-
ляющих коммерческую тайну предприятия.
Вполне естественно, что по мере необходимости этот Перечень должен
пересматриваться, изменяться и дополняться. В Перечне, если возможно,
желательно указать конкретный срок, на который те или иные сведения от-
несены к коммерческой тайне.
Перечень доводится до структурных подразделений и соисполнителей в
части, касающейся их, для руководства в работе и приведения в соот-
ветствие с ним грифа работ (целесообразно применять гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА"), документов и изделий.
Исполнитель и руководитель, подписывающий документ, оценивают при его
подготовке содержащиеся в нем сведения, составляющие коммерческую тайну
предприятия.
При наличии таких сведений на первом, титульном листе в правом верх-
нем углу должен быть проставлен гриф. Например, "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Исключение сведений из категории составляющих коммерческую тайну
предприятия производится по окончании контрольного срока, на который она
