могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предп-
риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.
Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена
целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении на-
рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное
проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние
не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в
известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Од-
новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не
допускаются посторонние лица.
В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного поме-
щения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого
хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек-
рет.
Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тай-
не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене-
ния его секрета запрещается.
5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных по-
мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии ра-
ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к
коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во
время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в
сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.
На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия раз-
рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод-
разделения, в которой предусматриваются:
- порядок вызова должностных лиц;
- порядок вскрытия режимных помещений;
- очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего
их
хранения.
Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразде-
лении охраны.
5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя-
тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или
соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя
предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации
пожара или аварии и их последствий.
В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных
помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком-
мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох-
раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и
изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно-
го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы-
вается лицами, вскрывшими данное помещение.
6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия
с участием работников сторонних организаций
6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций,
на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляю-
щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприя-
тия.
Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких сове-
щаний.
6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, сов-
местно с представителями службы безопасности и соответствующими техни-
ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и техни-
ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, сос-
тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации
во время проведения такого совещания
6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное
отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается
служебной необходимостью.
При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред-
ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении
лиц, не имеющих отношения к ним.
6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить
в службу безопасности предприятия:
- проект программы проведения совещания;
- перечень его участников;
- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участни-
ку.
Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, от-
ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав-
шим разрешение на проведение совещания.
6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам,
удостоверяющим их личность.
6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них со-
держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис-
ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща-
ния.
При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка-
саются приглашенных.
6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох-
ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помеще-
ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обес-
печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо-
димости - обеспечены охраной.
6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом
обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем
вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия,
и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы-
лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании сове-
щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к
материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча-
ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения,
составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном по-
рядке.
КОММЕНТАРИИ
Настоящий документ может служить основой для разработки собственного
"Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти-
ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положе-
ние должно утверждаться Правлением.
УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа
Протокол от " " 19 г.
- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет-
ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо-
го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики
производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия
технической разведки, подразделение связи и др.).
Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно
осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен-
ного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела
кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и
деловых качеств принимаемого на работу.
При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение
в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной
ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размно-
жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия
(или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях,
несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях
других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя
предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту-
пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делоп-
роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от-
дельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а
также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной
работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следую-
щие виды учета:
- учет подготовленных документов;
- учет входящих документов:
- инвентарный учет:
- номенклатура дел, журналов, картотек:
- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит-
ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в
рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения полу-
чения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо-
димо указать:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилию исполнителя документа;
- фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
- дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном
или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению
делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках
или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку-
мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпеча-
танных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы
должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроиз-
водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де-
лопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при её получении
в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз-
водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров,
листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х
экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши-
ваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
