- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет-
ся штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и
присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструк-
торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации
по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши-
ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во вре-
менное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вес-
тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и
видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы,
аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк-
латуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до-
кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав-
ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго-
товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в жур-
нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука-
занием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
- на графических документах - над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учиты-
ваются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журна-
лу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "за-
головок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предостав-
лено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносят-
ся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕР-
ЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке
комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации
(номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и
т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться де-
лом.
Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соот-
ветствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с та-
ким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю
опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатывают-
ся. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подраз-
деления по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько
подшито документов в деле и на скольких листах.
3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую
тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства
документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на кар-
точках, имеющих соответствующие графы:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
- когда и т.д.
4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние ор-
ганизации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соот-
ветствующие полномочия руководителем предприятия.
4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказны-
ми бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на кон-
вертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом слу-
чае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте
указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем
- адрес получателя.
4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" явля-
ется номер, за которым зарегистрирован документ."
4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому
зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, за-
веряемая подписью лица, производившего отправку.
4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут
доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к рабо-
те с такими документами.
5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно про-
изводиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контро-
лем специально назначенных для этих целей лиц.
Использование электронной копировальной техники без применения техни-
ческих средств защиты может привести к утечке информации1
5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменно-
му разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.
Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подраз-
делением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" за номерами подлинников.
5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся
по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточ-
кам (журналам) учета подготовленных документов.
На самом документе, из которого производилась выписка, делается от-
метка, заверенная подписью лица, производившего выписку.
6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том чис-
ле черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под-
разделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной
простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов.
6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и не-
подписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную
урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).
В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об
уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением под-
писи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ.
По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.)
изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может уста-
навливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих
документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения.
6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит-
ся в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем
предприятия.
Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к дея-
тельности которого относится документ, путем проставления в учетной кар-
точке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.
6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей
на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экс-
пертная комиссия.
6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением ра-
ботниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с
учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников
предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕР-
ЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подраз-
деление по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указа-
нием номера акта, даты уничтожения.
6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" долж-
но производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем,
исключающим восстановление текста документов.
7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" прово-
дятся не реже одного раза в квартал.
В ходе проверок:
устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
контролируется правильность ведения учетов;
проверяется порядок обращения с документами;
рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в ко-
миссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется
наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся рос-
сыпью, проверяются полистно.
В ходе проверок устанавливается:
соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и
журналов,
наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении
документов.
7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого
месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполне-
нии, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также доку-
менты, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполни-
телей.
7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за про-
веряемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных доку-
ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех
видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководи-
теля подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за
учет и хранение документов.
7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены
комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя
предприятия.
8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА"
8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны
храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства доку-
ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается
по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих
их сохранность.
8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам
предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений произ-
водится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действую-
щей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета
выдачи документа или дела.
8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотруд-
никами предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах
круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей
на предприятии разрешительной системой.
8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудни-
кам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению
охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с гри-
фованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие
