письмом после даты:
Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard.
Los Angeles, California 947651
Четвертое - это приветствие. "Dear Sir" - если вы не знаете, кто будет
читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение
"Gentlemen/Gentlemen and Ladies" приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше
.письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем
случае это не годится.
Пятое - это сам текст.
Шестое - это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours,
Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс
должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни
парадоксально, главное - ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным
гербовым печатям, то на Западе самое важное - подписаться под всем тем, что
было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий
адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно
самого человека.
И, наконец, седьмое - это инициалы того, кто это письмо отправлял и
писал: MG/vr. Прописные буквы - это ваши инициалы, а вторые две буквочки,
строчные,- это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала
текст. Вместо "дэш", что идет после ваших инициалов, можно ставить и
двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то
покажется не особо существенным, но для щепетильного американского
бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения - напомнить,
кто работал над составлением документа.
Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите,
не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный
стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее
особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается
более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что
повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать,
если вы - студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у
вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной
акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш "Reference" даже
желательно писать от руки примерно в таком духе:
Dear Sir,
I would be very very grateful to your company if I only could use such a
wonderful chance to have study practice in the USA where I might have
improved my English and met new friends...
Такое послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к
примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее,
преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного
студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма
'-- "шапка", дата, приветствие, сам текст и подпись - сохраняются. Также
учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в
русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую
сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с
наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее
существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при
поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы...
На Западе (да и на Востоке) к компьютерам уже настолько привыкли, что
даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих
из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть
несколько строк. Даже если вы переписываетесь с человеком, с которым у вас
достаточно добрые и дружественные отношения, то и тогда соблюдайте все
принципы деловой переписки. Вот почитайте письмо директора американского
лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну:
October 8, 1992
Hi, Michael,
I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to
send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed
to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.
Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along
with the date received. We were told that if the address is not the current,
correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but
we do not -want to lose it or not have you receive it.
Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially
the Thomas Family.
Jeffrey C. Thomas
Director
JCT: v
Как видите - вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в
канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.
Вернемся к традиционному деловому письму.
Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,- это
избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:
As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of
$16. 49.
Такие выражения, как "herewith" и "as per", не создают ничего, кроме
излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и
официальным тоном.
As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.
Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И
еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не
"don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't", a "have not" и
т.д.
Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше
избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у
американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком
громоздкие и официозные.
according to our records acknowledge receipt of as to with reference to
with regard to at hand on hand
attached please find enclosed please find
attached hereto enclosed herewith enclosed please find
beg to inform
beg to tell
for your information
hereby
heretofore
herewith
I have your letter I wish to thank may I ask
in due course of time in receipt of in the near future in view of
our Mrs Johnson permit me to say pursuant to
thank you again thank you in advance thereon
Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой
переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще
список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо
них пользоваться теми, что в правом столбике:
Вместо
Пишите
Advice/ inform
say/ tell/ let us know
Along these lines
like
On the order of
as/ according to
at an early date/ at your earliest convenience
soon/ today/ next week/ a specific date
at this. time/ at the present time/ at this writing
now/ at present
Check to cover
check for
Due to the fact that
because
For the purpose of
for
Forward
Send
Free of charge
Free
in accordance with
According to
in advance of/ prior to
Before
in compliance with
as you requested
in the amount of
For
In the event that
if/ in case
kindly
Please
of recent date
Recent
Partly
person/ a specific name
Subsequent to
after/ since
The writer/ the undersigned
I/ me
Up to this writing
untill now А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем
второй вариант отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of
your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders
to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best
to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry
Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь:
"упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо
"deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your
early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest
НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We
look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you
for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must
return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito.
products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community
who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve
you.
Sincerely yours...
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав
We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу.
Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your
error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long
overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть
слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435
balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating
is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон
письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и
вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и
тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела.
(Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please"
или "thank you". Вместо We have received your order лучше написать Thank you
for your recent order, вместо безличного Checking our records we have
verified the error in your September bill - Please accept our sincere
apologies for the error in your September hill.
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет
непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость -
это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К
примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой
формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает
понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но
уж если вы их употребляете, то учтите следующее:
пишите "1" - когда говорите от себя лично, a "we" - когда говорите от
лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" - все
это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно
называл себя полным именем...
Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме.
Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком
снисходительным.
Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй
вариант более личным.
Вариант первый:
Dear Ms Mitchell,
Having conducted our standard credit- investigation we have concluded
that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad
credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts
only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien's
