функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите
внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой
внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует
помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга
запятой.
Таким образом, аргументами функций могут быть числа,
отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.
Текстовый режим индикации функций.
В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу
результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и
ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав
комбинацию клавиш [Ctrl-~].
После этого на экране становятся видны не результаты
вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме
увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю
формулу и попытаться найти ошибку.
Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что
затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно
долгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому
рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для
этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама
таблица была сделана в расчете на портретную ориентацию. При
альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень
широкими столбцами.
7.7. Обмен данными
Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать
в свои таблицы объекты из других прикладных программ и
передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в
другие объекты.
Концепция обмена данными является одной из основных
концепций среды Windows. Между объектами, которые
обрабатываются различными прикладными программами, создаются
информационные связи, например, между таблицами и текстами.
Эти информационные связи реализованы динамически, например,
копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться
(актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся
изменения.
К сожалению, не все прикладные программы поддерживают
механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к
лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными,
который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
Импортирование рисунков в Excel.
Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной
области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню
Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно
включить в таблицу и для которых в системе есть
соответствующие программные обработки. Содержание этого списка
зависит от набора программ, которые были установлены в системе
Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и
щелкните по командной кнопке OK.
После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в
котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью
директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой
директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в
окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню
File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в
программу Excel.
При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую
связь с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда
создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE)
между рисунком на рабочем листе и графическим редактором.
Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с
таблицей.
Редактирование рисунков на рабочем листе.
Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в
которой находится рисунок. После этого автоматически
запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с
этим рисунком была установлена информационная связь.
Теперь в рисунок можно внести изменения, используя
средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение
нужно вызвать директиву Exit & Return из меню File, чтобы
выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.
При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную
связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого
управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок
появляется в том же месте рядом с таблицей.
Включение таблицы в текст.
Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в
которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной
панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в
буфер промежуточного хранения среды Windows.
Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый
редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в
том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на
основной пиктографической панели редактора щелкните по
пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я
пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого таблица будет
вставлена в текстовый документ.
7.8. Обработка списков
Списки позволяют эффективно работать с большими
однородными наборами данных.
Списком будем называть упорядоченный набор данных,
имеющих одинаковую структуру. Например, списком является
телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и
номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну
строку, в которой данные распределяются по нескольким полям
(столбцам). В программе Excel списки являются специальным
видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки.
Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в
которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.
В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы
Microsoft значительно упростили работу со списками. Так
называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только
те части списка, которые нужны для выполнения определенной
задачи.
Создание списков.
С технической точки зрения списки представляют собой
обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются
дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо
продумать названия отдельных полей в списке. Например, в
качестве полей для списка товаров можно было бы выбрать
следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на
складе (запас). Названия полей используются программой Excel для
поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия
соответствуют названиям столбцов в таблице.
В первой строке рабочего листа введите названия отдельных
полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось
свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в
качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки
введите свои данные.
Ввод списка данных.
После вызова директивы Form из меню Data открывается
диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли
рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь
нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.
После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в
котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как
только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по
командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных в
список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и
т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение
закройте окно щелчком по командной кнопке Close.
Каждый новый список следует создавать на отдельном
рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один
список на одном рабочем листе.
Поиск элемента в списке.
После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом
окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной
кнопке Criteria, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна
изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку Form. Введите
значения полей искомого элемента в поля ввода,
расположенные в левой части окна. Введенные значения будут
служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода,
тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие
поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе
старайтесь не нарушать порядок следования полей.
Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа
Excel начинает просматривать весь список начиная с первого
элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию
поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он
появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один
элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по
командной кнопке Find Next.
Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните
по командной кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать
различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск
элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного
числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой
символов.
Если критерием поиска служит текстовая строка, то для
маскирования текстовых позиций можно использовать символы "?" и
"*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую
позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер"
будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка
позволяет игнорировать все следующие после нее символы.
Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова,
которые начинаются с сочетания "Ми".
В числовых критериях поиска можно использовать логические
операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти
все элементы списка, содержимое указанного поля которых
меньше, чем 100.
Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не
найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько
критериев поиска, программа находит только те элементы,
которые удовлетворяют всем указанным условиям.
Редактирование списков.
Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно,
где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой
директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В
противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого
критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по
командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях
ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то
щелкните по командной кнопке Restore. Однако, кнопка Restore
функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому
элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу
или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel
запоминает содержимое полей ввода в таблице.
Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной
кнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в
котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе
элемент удаляется из списка, а все последующие элементы
сдвигаются на одну строку вверх.
Автоматический фильтр.
Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем
опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся
маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих
стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного
поля.
Выберите одно значение из этого перечня. В списке
останутся только те элементы, у которых значение данного поля
совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и
элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому
признаку можно определить, что список был профильтрован по
указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны
прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.
Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то
нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому
выполнялась фильтрация.
Комбинированная фильтрация.
Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться
фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном
столбце, после чего на экране появится меню с перечнем
