Применение комп. обработки информации на предприятиях
Применение компьютерной обработки информации на предприятиях
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Специальная часть
1. Организационная структура различных предприятий
............................ 3
2. Суть управленческой деятельности на предприятии
.............................. 5
3. Документооборот на предприятии, содержание и требования,
предъявляемые к информации
................................................................... 9
5. Значение внутрифирменной системы информации
................................ 14
4. Технические средства, используемые во внутрифирменной
системе
информации
................................................................................................. 15
5. Система ведения записей
........................................................................... 16
6. Программные продукты используемые на фирме
................................... 16
7. Применение электронных таблиц MS Еxcel
........................................... 17
7.1. Управление файлами
................................................................................ 18
7.2. Структура документа
................................................................................ 20
7.3. Построение таблиц
................................................................................... 22
7.4. Табличные вычисления
............................................................................ 26
7.5. Построение и оформление диаграмм
...................................................... 28
7.6. Функции
..................................................................................................... 31
7.7. Обмен данными
......................................................................................... 34
7.8. Обработка списков
.................................................................................... 36
7.9. Анализ данных
........................................................................................... 39
7.10. Базы данных
............................................................................................. 41
Экономическая часть.
1. Бизнес-план на развитие
............................................................................ 45
2. Анализ положения дел в отрасли
............................................................. 47
3. Анализ рынка сбыта
.................................................................................. 48
4. Анализ конкуренции
................................................................................. 48
5. Оценка риска проекта
................................................................................. 49
6. Расчет себестоимости единицы продукции
.............................................. 51
7. Прогноз объема производства и реализации продукции
....................... 54
8. Счет прибылей и убытков
.......................................................................... 56
9. Баланс доходов и расходов
........................................................................ 56
10. Оценка финансовой деятельности предприятия
................................... 57
Заключение
Список используемой литературы
Введение
В условиях рыночной экономики информация выступает
как один из основных товаров. Успех коммерческой и
предпринимательской деятельности связан с муниципальными,
банковскими, биржевыми информационными системами,
информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых
домов, служб управления трудом и занятостью, созданием
банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров
справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации,
электронной почты, электронного обмена данными и др.
Управленческая деятельность выступает в современных
условиях как один из важнейших факторов
функционирования и развития промышленных фирм. Эта
деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с
объективными требованиями производства и реализации
товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением
роли потребителя в формировании технико-экономических и
иных параметров продукции. Большую роль играют также,
изменения в организационных формах и характере
деятельности фирм, повышение значения транснациональных
корпораций в международных хозяйственных связях.
Изменения условий производственной деятельности,
необходимость адекватного приспособления к ней системы
управления, сказываются не только на совершенствовании
организации, но и на перераспределении функций
управления по уровням ответственности, формам их
взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм
адаптации к новым условиям, преодоления возникающих
противоречий в экономическом и научно-техническом
процессах.
Новейшие достижения в области микроэлектроники
привели к новым концепциям в организации
информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и
экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные
ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров,
бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и
других категорий работников. Совершенствуются персональные
системы обработки данных, упращается документооборот,
внедряются автоматизированные рабочие места на базе
персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах
наметилась тенденция развития информационно-вычислительной
техники.
Подходя к современным требованиям, предъявляемых к
качеству работы управленческого звена коммерческой компании,
нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от
уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием,
таким, как компьютеры, средства связи, копировальные
устройства.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое
электронное оборудование, связанное с их использованием в
качестве инструмента для делопроизводства и рационализации
управленческого труда. Их использование в качестве
информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию,
но в последнее время становится основным видом их применения,
позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных
маркетинговых и производственных проектов,
В данной дипломной работе мы с помощью программного
обеспечения MS Excel сделали расчет, эффективности создания
коммерческого предприятия по производству <Мульти
мидийный компьютеров>. Электронные таблицы
увеличивают эфективность документооборота, улучшают
возможность коллективной работы, повышают скорость
обработки информации, позволяют графически наглядно
илюстрировать сложную коммерческую информацию на
предприятии, что даказывает эфективность использывания
Электронных таблиц.
Специальная часть
1. Организационная структура различных предприятий
Почему крохотная "Apple" и гигантская "IBM" заработали сотни
миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как "RSI",
потеряли свои состояния? Как "MacDonald`s" удается готовить
миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при
этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не
в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему
после стольких лет существования "Sirs" и "Micukosi" до сих пор
являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих
странах, а другие, например, "U. T. Grant" обанкротились? Почему
религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может
процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в
соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого
бизнесмена буквально за несколько часов?
Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую
особенность. Все они являются организациями. Организация
составляет основу мира менеджеров, она является причиной,
обуславливающей существование менеджмента.
Группа должна соответствовать некоторым обязательным
требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя
частью этой группы
2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного
состояния или результата), которую принимают как общую все
члены данной группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе,
чтобы достичь значимой для всех цели.
Соединив в одну эти существенные характеристики, мы
получаем важное определение:
Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно
координируется для достижения общей цели или целей.1
Приведенное выше определение справедливо не просто для
организации, а для формальной организации. Существуют также
неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно,
но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно
регулярно. Неформальные организации существуют во всех
формальных организациях, за исключением, быть может, очень
маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные
организации очень важны.
Таким образом , когда употребляется слово организация,
имеется в виду формальная организация.
Из определения следует, что организация всегда имеет хотя
бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми
ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с
организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент -это
управление сложными организациями. Сложные организации имеют
набор взаимосвязанных целей.
Один простой пример: "МакДоналдс" является
организацией, состоящей из 7 с лишним тысяч самостоятельных
предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого
числа организаций, работающих " за кулисами", ведущих
строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу,
производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды
продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение
"МасDonald`s" имеет свои планы реализации продукции и прибыли.
Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как,
например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели
взаимосвязаны и взаимозависимы.
Например, ресторан может реализовать свои цели,
добившись запланированной прибыли, только если служба закупки
добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по
нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток
покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и.
т.д. Основная причина, позволившая "МасDonald`s" стать крупнейшим
предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что
компании удается не только достичь всех выше перечисленных
целей, но и эффективно взаимо увязать их с наименьшими
затратами. И наше предприятие по производству мультимедийный
компьютеров, должно иметь полный набор взаимосвязанных целей.
2. Суть управленческой деятельности на предприятии
Наше предприятие как и все сложные организации являются не
только группами, целенаправленными в своей деятельности и
имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также
имеют общие для всех сложных организаций характеристики.
Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять,
почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.
Ресурсы.
В общих чертах цели любой организации включают преобразование
ресурсов для достижения результатов.
Основные ресурсы, используемые организацией, это люди
(человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и
информация.
ОСНОВНЫЕ РЕСУРСЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Человеческие Капитал Материалы
Технология
ресурсы
и информация
Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в
производственных организациях, но и организации обслуживания и
некоммерческие организации также используют все эти виды
ресурсов. "Apple" и "IBM" используют фонды акционеров и банков
(капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства
сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим
(люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы
продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются
непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса
преобразования. Информация относящаяся к исследованию рынка,
помогает руководителям "Apple" и "IBM" решать, какого типа
продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение
с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного
выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции
позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на
пути достижения желаемых результатов.
Осознание важности информации как вида ресурсов является
основной причиной того, что фирмы по выработке информации, такие
как "Apple" и "IBM" столь стремительно росли.
Зависимость от внешней среды.
Одной из самых значимых характеристик организации является
ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может
быть "островом в себе". Организации полностью зависимы от
окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих
ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их
результатами, которых они стремятся достичь.
Термин внешняя среда включает экономические условия,
потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство,
конкурирующие организации, систему ценностей в обществе,
общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие.
Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что
происходит внутри организации. Например, введение новой
автоматизированной технологии может обеспечить организации
преимущество в конкуренции.
Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется
найти новых людей с определенными навыками, а также
определенными взглядами, которые сделают эту новую работу
привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура
повышается или если существует конкуренция на рынке таких
специалистов, организации может быть придется повысить
заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При
их найме организации придется соблюдать государственное
законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и
расе. Все эти факторы меняются постоянно.
Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и
зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило,
находится вне пределов влияния менеджеров. Самые хорошие
руководители в компании "IBM" ничего не могут сделать, чтобы
удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с
новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды
продукции "IBM" устаревшими.
И "MacDonald`s" не добьется никакого успеха пытаясь помешать
федеральному правительству поднять минимальную заработную плату,
что увеличит ее затраты на рабочую силу на много миллионов
долларов в год.
С каждым годом руководству приходится учитывать все большее
количество факторов внешней среды, которые принимают поистине
глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится
конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции
иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания
целой новой области юриспруденции, осознание новых культурных
ценностей. Например на японский рынок проникли и успешно
действуют там лишь очень немногие американские компании такие
как "Coca-Cola" и "MacDonald`s". А ведь на американском рынке
электроники и автомобилей успешно действует большое число
японских фирм.
Горизонтальное разделение труда.
Вероятно, самой очевидной характеристикой организации
является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека
работают вместе для достижения одной цели, они должны делить
работу между собой.
Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на
судне до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так,
чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был
у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты
обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение
большого объема работы на многочисленные небольшие
специализированные задания позволяет организации производить
гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество
людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и
подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно
делается у "MacDonald`s", можно обслуживать в сотни раз больше
людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним
поваром и несколькими официантами.
В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может
не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются
одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут
поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но
большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное
разделение, так что можно четко проследить их функции и цели
деятельности.
Классическим образцом горизонтального разделения труда на
производственном предприятии, например, являются производство,
маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды
деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы
фирма добилась поставленных целей.
Подразделения.
Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное
разделение за счет образования подразделений, выполняющих
специфические конкретные задания и добивающихся конкретных
специфических целей. Такие подразделения часто называются
отделами или службами, но существуют также и многочисленные
другие названия. Корпорация "МаcDonald`s" имеет специальные
подразделения для каждой основной функции организации - отделы
маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти
подразделения у "MacDonald`s" имеют свои собственные, более
мелкие, более конкретные подразделения. "МаcDonald`s", например,
являясь такой крупной и широко разветвленной компанией,
формирует подразделения как по географическому принципу, так и
по отдельным видам деятельности.
Отдел недвижимой собственности разделяется на подотделы - выбора
размещения новых мест предприятий, управления имеющейся
собственностью, а в каждом из этих подотделов имеются группы по
географическим зонам такие как группа Восточного побережья,
группа Калифорнии, группа Западной Европы и т.д
Как и целая организация, частью которой они являются,
подразделения представляют собой группы людей, деятельность
которых сознательно координируется и направляется для достижения
общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные
организации состоят из нескольких специально созданных для
конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных
неформальных групп, возникающих спонтанно.
Вертикальное разделение труда.
Поскольку работа в организации разделяется на составляющие
части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы
она была успешной.
Возвращаясь к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов
не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы
движения руля были согласованы с маневрами парусов, чтобы судно
держалось курса,- группа плывущая на судне, вероятно, никогда не
доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там,
куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).
Итак, в организации существуют две внутренние органичные
формы разделения труда. Первая - это разделение труда на
компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е.
горизонтальное разделение труда.
Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по
координированию действий от самих действий. Деятельность по
координированию работы других людей и составляет сущность
управления.
Необходимость управления.
Для того, чтобы организация смогла добиться реализации своих
целей, задачи должны быть скоординированы посредством
вертикального разделения труда. Поэтому управление является
существенно важной деятельностью для организации. Однако, в
малых организациях часто не имеется четко выделенной группы
управляющих.
Например, в небольшом магазине, управляемом двумя
партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся
закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение
одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют
рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы
обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба
партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая
покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров
не считает другого хозяином или управляющим.
Но, хотя управленческие функции и не выделены четко, основная
функция - координирование - выполняется.
Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет
часто работу, не связанную с координированием работы других.
Руководители высшего звена, в компании
"IBM ", например, сами иногда звонят клиентам или выходят в
торговый зал, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить
их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением
самых маленьких, управление занимает так много времени, что
становится все труднее осуществлять его мимоходом.
По мере разрастания организации людям сложнее
ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать
указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла
действовать успешно, работа по управлению должна быть четко
отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны
назначать руководителей и определять круг их обязанностей и
ответственности. Фактически, суперкрупные организации
современного общества стали возможны только тогда, когда стала
четко ощущаться необходимость отделения управления от
коммерческой или технической деятельности.
Все организации имеют некоторые общие характеристики,
включая и необходимость управления. Неудивительно поэтому, что
управленческая работа также имеет много общих характеристик.
Руководитель - это руководитель, и хотя организации, сферы и
ответственность могут различаться, работа президента имеет много
общего с работой мастера на сборочном конвейере.
3. Документооборот на предприятии, содержание и
требования, предъявляемые к информации
Аспекты управленческой деятельности, которые являются
общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее
очевидно, чем различия в их работе.
Суть управленческой деятельности.
В качестве убедительного примера, подтверждающего, что
увидеть общее в работе всех руководителей довольно трудно, можно
указать на суть управленческого труда, т.е. того, в чем состоит
работа по управлению в повседневной практике. Большинство людей,
в том числе и сами руководители-практики полагают, что рутинная
работа начальника цеха не намного отличается от работы тех, кем
он руководит. Это тем более кажется резонным, если принять во
внимание, что они постоянно взаимодействуют и получают почти
одинаковое вознаграждение за свою работу.
Но исследования показывают, что управленческая работа по сути
своей очень сильно отличается от неуправленческой. И
действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего
с работой президента компании, чем с работой людей, которые
находятся под его управлением. Комментируя это, Мицберг
обобщивший более ранние исследования и проведший
фундаментальное исследование по изучению труда пяти
руководителей высшего звена, отмечает в своей книге "Природа
управленческого труда": "Почти всякая работа в обществе требует
специализации и концентрации.
Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на
своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой
операцией, инженеры и программисты затрачивают порой месяцы на
разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы
большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид
продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в
своей работе. Скорее, характерным для него будет
кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой
деятельности. Гест, согласно исследованиям которого мастера
выполняют в среднем 583 различных операции по управлению в
день, замечает:
"Интересно отметить, что характеристики работы мастера,
включающие разнообразие прерывистость в выполняемых действиях
и их фрагментарность, диаметрально противоположны работе многих
механиков-повременщиков, работа которых очень рационализирована,
носит повторяющийся характер, не прерывается и выполняется в
постоянном, устойчивом, неизменном ритме движущегося конвейера."
Роли руководителя.
Касаясь содержания работы менеджера, Минцберг находит еще
одну общую черту управленческой работы - роли руководителя. Роль,
по его определению, является "набором определенных поведенческих
правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной
должности". Точно так же, как герои в пьесе имеют свои роли,
которые заставляют их вести себя определенным образом,
менеджеры занимают определенные должности в качестве
руководителей определенных организационных подразделений и
именно это определяет их служебное поведение. "Отдельная личность
может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание.
Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные
роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию
этих ролей".
В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей,
которые, по его мнению, принимают на себя руководители в разные
периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех
крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и
роли по принятию решений.
Роль
Описание
Характер деятельности
по материалам
обследования работы
руководителей
Межличностные роли
Главный
руководитель
Символический глава, в
обязанности которого входит
выполнение обычных
обязанностей правового или
социального характера
Церемониалы, действия,
обязываемые
положением,
ходатайства
Лидер
Ответственный за мотивацию и
активизацию подчиненных,
ответственный за набор,
подготовку работников и
связанные с этим обязанности
Фактически все
управленческие
действия с участием
подчиненных
Связующее
звено
Обеспечивает работу
саморазвивающейся сети
внешних контактов и
источников информации,
которые предоставляют
информацию и оказывают
услуги
Переписка, участие в
совещаниях на стороне,
другая работа с
внешними
организациями и лицами
Информационные роли
Приемник
информации
Разыскивает и получает
разнообразную информацию (в
основном текущую)
специализированного характера,
которую, понимая организации
и внешние условия, успешно
использует в интересах своего
дела; выступает как нервный
центр внешней и внутренней
информации, поступающего в
организацию
Обработка всей почты,
осуществление
контактов, связанных
преимущественно с
получением информации
(периодические издания,
ознакомительные
поездки)
Распростран
итель
информации
Передает информацию,
полученную из внешних
источников или от других
подчиненных, членам
организации; часть этой
информации носит чисто
фактический характер, другая
требует интерпретации
отдельных фактов для
формирования взглядов
организации
Рассылка почты по
организациям с целью
получения информации,
вербальные контакты
для передачи
информации
подчиненным (обзор,
беседы)
Представител
ь
Передает информацию для
внешних контактов организации
относительно планов, политики,
действий, результатов работы
организации, действует как
эксперт по вопросам данной
отрасли
Участие в заседаниях,
обращение через почту,
устные выступления,
включая передачу
информации во внешние
организации и другим
лицам
Предпренема
тель
Изыскивает возможности внутри
самой организации и за ее
пределами, разрабатывает и
запускает "проекты по
совершенствованию",
приносящие
изменени,контролирует
разработку определенных
проектов
Участие в заседаниях с
обсуждением стратегии,
обзоры ситуации,
включающие
инициирование или
разработку проектов
усовершенствова-
ния деятельности
Ведущий
переговоры
Ответственный за
представительство организации
на всех значительных и важных
переговорах
Ведение переговоров
Устраняющий
нарушения
Отвечает за корректировочные
действия, когда организация
оказывается перед
необходимостью важных и
неожиданных нарушений
Обсуждение
стратегических и
текущих вопросов,
включая проблемы и
кризисы
В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся
примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут
быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и
вазимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли
вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и
охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные
роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения
информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет
его играть информационные роли, и действовать в качестве центра
обработки информации. Принимая на себя межличностные и
информационные роли, руководитель способен играть роли,
связанные с принятием решений: распределение ресурсов,
улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.
Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем и
содержание работы менеджера, независимо от характера конкретной
организации.
Например, заведующий секцией магазина каждый день
взаимодействует с продавцами.
Они приходят к заведующему для получения специального
инструктажа о запросах и нуждах клиента, для решения своих
проблем, связанных с работой, а часто просто пообщаться.
Заведующий получает большой объем информации о том, как
работают секции. Например, в отношении высказывания клиентов о
товарах, информация, по большей части, не может быть получена из
формальных источников, таких, например, как отчет о проданной
продукции. Информация помогает руководителю принимать
правильные решения для урегулирования существующих или
потенциальных проблем. И когда заведующий или руководитель
низового звена видится с управляющим магазина, он передает
своему начальнику особенно важные части информации. Они-то и
обеспечивают основу для управленческих решений на более высоком
уровне.
В современных условиях рыночной экономики важным
фактором стало информационное обеспечение, которое
состоит в сборе и переработке информации, необходимой
для принятия обоснованных управленческих решений.
Передача информации о положении и деятельности
предприятия на высший уровень управления и взаимный
обмен информацией между всеми взаимными
подразделениями фирмы осуществляются на базе современной
электронно-вычислительной техники и других технических
средствах связи.
В деятельности коммерческих структур, представляющих
собой комплексы большого числа повседневно связанных
и взаимодействующих предприятий, передача информации
является первостепенным и непременным фактором
нормального функционирования данной структуры. При
этом особое значение приобретает обеспечение
оперативности и достоверности информации. Для многих
фирм внутрифирменная система информации решает
задачи организации технологического процесса и носит
производственный характер. Это касается прежде всего
процессов обеспечения предприятий кооперированной
продукцией, поступающей со специализированных
предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь
информация играет важную роль в предоставлении
сведений для принятия управленческих решений и
является одним из факторов, обеспечивающих снижение
издержек производства и повышение его эффективности.
Информация служит основой для подготовки
соответствующих докладов, отчетов, предложений для
выработки и принятия соответствующих решений.
Содержание любой информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих
решений. К информации предъявляются определенные
требования:
- по объекту и качеству - краткость и четкость
формулировок, своевременность поступления;
- по целенаправленности - удовлетворение конкретных
потребностей;
- по точности и достоверности - правильный отбор
первичных сведений, оптимальность систематизации и
непрерывность сбора и обработки сведений.
4. Значение внутрифирменной системы информации
Для современных условий характерно применение
высокоэффективной внутрифирменной системы информации,
основанной на использовании новейших технических средств
автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на
базе компьютеров с процессорами Intel 486 , объединенных в единую
внутрифирменную локальную вычислительную сеть
Управленческая внутрифирменная информационная
система представляет собой совокупность информационных
процессов, для удовлетворения потребности в информации
разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов
обработки информации, внутренних и внешних каналов
передачи.
информационная система
внутренний канал
внешний канал
ОБРАБОТКА
НАКОПЛЕНИЕ
ХРАНЕНИЕ
ВЫДАЧА
ПРИМЕНЕНИЕ
Важную роль в исполнении информации играют
способы ее регистрации, обработки, накопления и
передачи; систематизированное хранение информации и
выдача ее в требуемой форме; производство новой
числовой, графической и иной информации.
В 80-е годы произошел переход от отдельных
управленческих информационных систем к созданию единой
внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и
представления информации.
В современных условиях в крупных организациях
созданы и эффективно действуют информационные
системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия
управленческих решений и решающие следующие задачи:
обработка данных, обработка информации, реализация
интеллектуальной деятельности.
Для определения эффективности внутрифирменной
системы управления на многих предприятиях в учете и
отчетности стал использоваться показатель - отношение
получаемой прибыли к затратам на технические средства
и обеспечение функционирования внутрифирменной системы
информации.
5. Технические средства, используемые во внутрифирменной
системе информации
Во внутрифирменной системе информации используются,
прежде всего, такие виды вычислительной техники , как
компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии,
электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций,
средства автоматизированной обработки текстовой
информации и, прежде всего ЭВМ.
В процессе автоматизации управления ЭВМ
используются, преимущественно, для:
- разработки оперативных планов производства и
контроля за их выполнением;
- контроля движения запасов материалов, необходимых
для процесса производства;
- расчета заработной платы;
- контроля за поступлением заказов;
- анализа данных о сбыте продукции;
- регистрации поступления платежей;
---ведения учета и отчетности.
-
Важную роль играет использование ЭВМ в системе
производственного контроля. Установленные на контрольных
участках ЭВМ проверяют качество поступающих на
сборку частей и деталей (сверка веса, размеров
допусков применительно к существующим стандартам).
Развитие систем телекоммуникаций и , в частности,
технологий локальных вычислительных сетей, позволило
объединить все технические средства обработки цифровой
и текстовой информации в единую внутрифирменную
информационную систему. Наиболее эффективной системой
информации считается система, основанная на
одновременном использовании вычислительной техники и
средств автоматизированной обработки текстовой
информации, объединенных в одну систему.
6. Система ведения записей
На основе специальных программ, направленных на
облегчение доступа и использования требуемой
информации разрабатываются системы введения записей.
К важнейшим видам записей относятся:
- расчеты заработной платы рабочих и служащих;
- тексты контрактов и сопроводительная документация;
- тексты годовых отчетов и протоколы собраний
акционеров;
- данные для осуществления многовариантных расчетов
в рамках программ маркетинга по продукту и по
хозяйственному подразделению;
- данные для разработки планов и показатели
самих планов.
7. Программные продукты используемые на фирме
В 1986 году <крохотная> не кому не извесная компания Microsoft
выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Кто
бы мог подумать, что через каких то 5-6лет, эта компания станет
крупнейшей в мире по производству и разработке программного
обеспечения. Сейчас не одна фирма не обходится без таких
программных продуктов как Access, Word, Excel, и т.д. все эти
продукты объеденены в один программный пакет Office.
Программный пакет MS Office наиболее подходит, для организации
работы в любой структуре, буть то, крупная фирма или же мелкое
частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для
управления, делопроизводства, финасов, бухгалтерии предприятия. В
данной дипломной работе мы наглядно видим, как можно эффективно
создать универсальный бизнес план с помощью одного из
компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы)
8. Применение электронных таблиц MS excel
С помощью MS Excel мы создали ряд таблиц, произвели
подсчеты в этих таблицах, сделали наглядные графики и
диаграммы. Все эти расчеты наглядно демонстрируют
эффективность бизнес плана доказывая эффективность проекта,
делают его универсальным. Допустим основные данные по
нашему проекту устарели, и нам придется произволить все
расчеты заново, но в нашем случие нам достаточнно заменить
основные данные на новые, как сразу же в мы сможем убедится
в целесобразности проекта. Это делает бищнес план гибким
средством в помощь бизнесменам.
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке
программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа
Excel представляла собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на
рынке появилась версия 5.0, которая содержит много
улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы
Excel можно отнести появление трехмерных документов
(блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами
значительно упростилось по сравнению с прежними версиями.
Контекстные меню значительно расширены, а
дополнительные программные инструменты облегчают решение
сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках
(Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции
и выдают рекомендации, если существует более простой метод
решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная
подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать
необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном
комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из
важнейших функциональных расширений программы,
предназначенным для профессионалов, является встроенная в
Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для
решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft
удалось не только расширить возможности языка
макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного
программирования, поскольку VBA позволяет создавать
полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям
выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме
этого, следует назвать следующие важные новшества программы
Excel 5.0:
- менеджер файлов, который выдает подробную
информацию о всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для
быстрой активизации диаграмм.
7.1. Управление файлами
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С
помощью программы Excel можно создавать самые различные
документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления статистических оценок,
управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из
этих приложений программа Excel может создать отдельный
документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих
листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот,
рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь
получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность их обработки.
Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать
директиву New.
На экране появится документ с именем Book2: программа
Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с
добавлением текущего порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по
первой пиктограмме, которая находится в первой (основной)
пиктографической панели (первая строка пиктографического
меню).
Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим
документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая
находится на основной панели. В любом случае откроется
диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives
нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где
расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в
левом поле появится список имен файлов, среди которых должен
находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла,
оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть
диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув
по имени искомого файла.
Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из
меню File директиву Save. После этого откроется диалоговое
окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а
также диск и директорию, в которой его надо расположить.
Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное
имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может
заменить любым другим. В имени файла нежелательно
использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это
и не запрещено. Не следует также использовать символы
кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и
системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel
расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как
будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно
щелчком по кнопке OK.
Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью
которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В
открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув
по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором
должна появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву,
тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором
пользователь может задать интервал времени между моментами
сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли
программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли
автоматически сохранять все документы или только активный
документ.
Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву
Save As... из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно
щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее
диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне
нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup.
Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться
резервный файл с тем же именем, что и основной, но с
расширением .BAK.
Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As
из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть
по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save
Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно
указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове
этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе
пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После
закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в
котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле
ввода Write Reservation Password, то перед открытием
этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать
пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае
файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под
тем же именем.
Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As
открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне
пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и
Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация,
полученная программой при инсталляции, но пользователь может
записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить
соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в
отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев
появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
7.2. Структура документов
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из
важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее
значительно упростить и ускорить работу с таблицами и
управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы
могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в
одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу
с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте
можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной
теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно
повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется
при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии
программы в случае, если нужно было использовать результат из
какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать
соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при
установлении информационных связей между таблицами одного
документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы
находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в
Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.
Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг
под другом. С помощью именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана, можно переходить с
одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки
рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров:
Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает
появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего
листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала
на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева
от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с
помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы
получить доступ к следующим листам документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на
единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих
листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот
диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами
позволяют перейти соответственно к первому и к последнему
листам документа.
Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert.
Пользователь может добавить в документ элементы следующих
типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на
отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде
программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на
языке Visual Basic);
- рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим
листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то
независимо от занимаемой позиции он буде иметь название
Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых
таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих
листах, нумеруются начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с
макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с
Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1 и т.д.
Рабочие листы с программными модулями написанными на языке
Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после
чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в
котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить
рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши
контекстное меню и выполнить директиву удаления.
Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа,
который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши
откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy
откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем
новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or
Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую
позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то
данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую
позицию займет его копия. Название копии листа будет
образовано путем добавления порядкового номера к имени
копируемого листа, например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого
промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном
указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните
директиву Move or Copy, которая в этом случае будет
применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.
Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа,
который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши.
Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы
Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно
можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по
названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя
листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая
пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном
указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен
рабочих листов не должны использоваться следующие символы:
квадратные скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая
черта "/"; левая косая черта "\".
Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы
должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть
левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В
меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе
одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В
подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется
диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину
столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один
символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то
в поле ввода Column Width следует указать число 10.
Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически
корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора
мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу
между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель
мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать
теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного
сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию,
которая показывает смещение границы строки. Переместите
эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда
в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть
мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой
строки (столбца) будет автоматически скорректирована по
ее содержимому.
7.3. Построение таблиц
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки,
которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По
умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в
стандартном формате, который устанавливается при запуске
программы. Например, для чисел и текстов задается определенный
вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые
вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая
область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и
форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также
вызвать на панели форматирования (вторая строка
пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.
Небольшой пример по построению графика из таблицы:
Прцесор
Цена (руб)
1
Рentium 75
400 000
2
Реntium 200
2 000 000
3
Рentium ММХ 200
2 300 000
Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются)
автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести
указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой
кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале
маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку
мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый
нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто
щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования
нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить
указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая
клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю
область с помощью клавиш управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по
номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или
столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно
щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая
кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
Отмена операций.
Действие, которое выполнено последним, можно отменить
директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].
Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-
й пиктограмме на панели управления.
Директива отмены после выполнения превращается в
директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту
директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и
т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации
[Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.
Предыдущее действие можно повторить - для этого служит
директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего
действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й
пиктограмме на панели управления.
Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,
содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать
директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область
будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель
мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать
клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области
появится в новом месте. Если область, в которую нужно
поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп
должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано
сообщение об ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть
директива копирования. Для копирования можно также
использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на
панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить
его на новое место в таблице, то следует использовать
директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой
директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на
клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].
Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,
содержимое которых должно быть удалено. Затем можно
воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в
меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие
четыре директивы:
All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Formats - отменяет только формат ячейки;
Contents - удаляет только содержимое ячейки;
Notes - удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления Clear Contents есть также в меню
правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить
только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто
нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную
информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z],
которая отменит директиву удаления.
Форматирование чисел.
Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо
изменить формат представления чисел. После этого можно либо
открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем
директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню
Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно
Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет
выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования
чисел. В поле Category приведены различные типы форматов,
которые выбираются щелчком мыши или с помощью
клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны
коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code:
пользователь может задать код своего формата и запомнить его
в списке форматов. В нижней части окна Format Cells
находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как будет
выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.
Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели
форматирования управления позволяет установить формат валюты в
заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты).
Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет
установить формат процентов (к числу добавляется символ
процентов).
Выравнивание данных.
Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel
можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на
панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо
промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть
контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву
Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В
любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В
верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. После
этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных
кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)
и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по
левому краю, а числа по правому.
Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью
пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно
промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по
нужной пиктограмме.
Установка шрифтов.
Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно
изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное
меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells,
либо вызвать директиву Cell из меню Format. В верхнем поле
открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font. В
окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта
из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от
установок, сделанных в среде Windows.
В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта.
По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10
пунктов. В списке шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать
обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и
жирный курсив (Bold Italic). В поле Underline можно выбрать тип
подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле
Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают
возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его
на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.
Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я)
позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ
B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой
внизу).
7.4. Табличные вычисления
Возможность использования формул и функций является одним
из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц.
Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ
числовых значений в таблице.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен
начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла
отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку
записывается математическое выражение, содержащее аргументы,
арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа
и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут
использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); *
(умножение); / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые
расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого
файла. Однажды введенная формула может быть в любое время
модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает
пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой
таблице.
Кроме этого, программа Excel позволяет работать со
сложными формулами, содержащими несколько операций. Для
наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа
Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а
собственно формулу.
Ввод формул.
Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как
текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое
значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы
необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен
предшествовать знак равенства (=).
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а
в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на
второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует
ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].
Ввод формул можно существенно упростить, используя
маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто
щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления
и щелкнуть по второй ячейке.
Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере.
B
C
D
E
10
РАБОТА
ВРЕМЯ
ЦЕНА
СУММА
11
Настройка
клавиатуры
2
$
17.80
$
35.60
12
Обслуживание
машин
4
$
3.80
$
15.20
13
Подготовка
формуляров
8
$
1.56
$
12.48
14
15
16
Сумма
$
63.28
17
НДС 15%
$
9.49
Рис.1.
В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах),
затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость
одного часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма,
которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно
вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо
записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму
умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и
результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.
Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате
(например, в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные
суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна
иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и
просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения
чисел можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда
формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.
Редактирование формул.
Чтобы начать редактировать содержимое ячейки,
нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем
шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу
[F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме
редактирования в верхней части экрана (под строкой
пиктографического меню) активизируется наборная строка, в
которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.
Информационные связи.
В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,
расположенную в другой таблице. После установления ссылки
значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически
обновляться.
Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом
рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом
соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на
рабочем листе Sheet2 необходимо ввести формулу: =Sheet2!B3.
Если в названии листа есть пробелы, то оно (название)
заключается в кавычки. Адреса ячеек должны быть указаны
латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно
упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с
помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку,
в которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить
директиву Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой
директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.
Групповые имена.
Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы
ячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные
ячейки, промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В
дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.
Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню
Insert нужно открыть подменю Name и вызвать в нем директиву
Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name
укажите имя этой группы. Имя группы должно начинаться с буквы и
содержать не более 255 символов. Не допускается
использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с
адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне приводится также
список уже присвоенных групповых имен, относящихся к данному
блокноту.
Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их
также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого
нужно промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые
ячейки, где расположены имена, и вызвать директиву Create
из меню Insert Name. В открывшемся диалоговом окне нужно
указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке
строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.
Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в
списке имен можно увидеть, что программа Excel присвоила
указанным строкам (столбцам) эти имена.
В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name
даются табличные адреса именуемой группы. Теперь при вводе
формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту
группу, можно указать ее имя.
Полный список всех групповых имен расположен слева от
наборной строки. Во время ввода формулы можно открыть этот
список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем
интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразу
вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной
ячейки.
Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя
"Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод
формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя
функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.
Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть
мышью по имени "Сумма". Программа Excel вставит это имя в
формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу
[Enter], чтобы завершить ввод формулы.
7.5. Построение и оформление диаграмм
Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в
таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была
предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию
Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет
создавать диаграммы "презентационного качества".
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и
улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился
новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые
диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые
трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или
разместить ее на отдельном рабочем листе.
Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных
средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью
выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается
исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и
цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова
Конструктора диаграмм.
Построение диаграмм.
Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все
работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите
Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по
17-й пиктограмме.
Конструктор диаграмм будет ожидать информации о
местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает
форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью
указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего
листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой
кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте
образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего
левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если
диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в
меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New
Sheet.
После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в
котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала
нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе
которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге
промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и
столбцов.
Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной
кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид
диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор
предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На
последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы,
ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и
табличными данными), а также указать надписи на осях
диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и
диаграмма появится в указанной области рабочего листа.
Типы диаграмм.
Тип диаграммы можно задать тремя различными способами.
Первый способ описан в разделе 5.1. Второй способ связан с
входом в режим редактирования диаграммы, который включается
двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.
Тогда в меню Format появится директива Chart Type.
Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне
выберите подходящий тип диаграммы.
Однако проще всего воспользоваться графическим меню.
Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели
и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части
экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая
пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка
по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед
Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.
Надписи на осях.
Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях
на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас.
Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В
открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей,
которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить
опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis.
Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для
надписей на третьей оси.
После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме
появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту
букву можно обычным образом заменить любым текстом. Чтобы
завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме
появится текст, который можно редактировать и форматировать
обычным образом. Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью,
чтобы появилась текстовая рамка.
Дополнительные объекты.
В меню Insert расположены директивы, которые
позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В
частности, здесь есть директива Picture, которая импортирует
рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.).
После вызова этой директивы открывается окно загрузки
графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок,
заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.
Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет
возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который
будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для
вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и
нажать клавишу ввода [Enter]. Тогда в центре диаграммы
появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши
соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на
диаграмме.
Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью
пиктографической панели Drawing, на которой есть все
необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню
правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.
Актуализация диаграмм.
Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой
строилась диаграмма, то программа Excel автоматически
модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую
строку или столбец, то действуйте следующим образом.
Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью
мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на
границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки
мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите
кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта
техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или
Drag & Plot.
Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то
для ее актуализации можно использовать директиву New Data из
меню Insert. В диалоговом окне этой директивы нужно указать
область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо
промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте
диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в
диаграмму соответствующие изменения. Если Вы неудовлетворены
результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой
Undo из меню Edit.
7.6. Функции
Для выполнения табличных вычислений нужны формулы.
Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень
часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее
запрограммированных формул, которые называются функциями.
Все функции разделены по категориям, чтобы в них было
проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает
на всех этапах работы правильно применять функции. Он
позволяет построить и вычислить большинство функций за два
шага.
В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный
список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если
известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по
категориям. Многие функции различаются очень незначительно,
поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться
краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор
функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые
называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать
одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор
функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.
Конструктор функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться
результат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограмме
Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно
Конструктора.
В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в
правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того
чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции
All в поле категорий.
Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда
название функции появится в отдельной строке вместе с кратким
описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов
функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге
работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по
командной кнопке Next.
На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются
аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые
должны учитываться обязательно, и необязательные
(опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно
либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице
промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес
аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового
окна Конструктора.
При работе с Конструктором всегда можно вернуться к
первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать
другую функцию. Если все аргументы функции были указаны
правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат
вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу.
Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно
Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы появится результат
вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной
строке можно увидеть выбранную функцию вместе с
соответствующими аргументами.
Редактирование функций.
Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем
щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое
окно Editing Function.
В этом окне дается название функции, приводится ее
краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы
изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует
либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать
соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования
следует щелкнуть по командной кнопке Finish.
После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной
строке появится текст функции, содержащей значения аргументов.
Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в
наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для
этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где
необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три
командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).
В той позиции, где был выполнен щелчок, появится
мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые
символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком
отменяет все произведенные изменения, так что содержимое
ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с
"галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое
значение.
Вычисление суммы.
Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и
щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения.
В наборной строке появится знак равенства и слово "SUM",
за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области,
которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в
качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно,
щелкните по пиктограмме с "галочкой".
В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые
нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп
ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать в
нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут
промаркированы.
Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае
нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы
разделяются двоеточием, а адреса различных групп - запятой
(или точкой с запятой, в зависимости от установки опций
International в среде Windows). Кроме этого в формулу можно
ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните по
пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить сумму.
. Вычисление среднего значения.
Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее
значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций.
Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле
этого окна выберите категорию Statistical, а в правом поле
щелкните по названию функции AVERAGE. Затем щелчком
по командной кнопке Next перейдите ко второму шагу работы
с Конструктором.
На втором шаге нужно указать аргументы этой функции.
Здесь также для маркировки можно либо использовать мышь в
сочетании с клавишей [Ctrl], либо вводить адрес с клавиатуры.
В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций
щелчком по командной кнопке Finish, после чего в таблице
появится среднее значение.
Вычисление величины линейной амортизации.
Для вычисления величины линейной амортизации какого-либо
оборудования (например, станка) нужно знать его покупную
стоимость, продолжительность эксплуатации и остаточную
стоимость. Предположим, что эта информация уже внесена в
таблицу. Промаркируйте ячейку, где будет находиться значение
линейной амортизации, и вызовите Конструктор функций.
На первом шаге выберите категорию Financial. В правом
поле щелкните по аббревиатуре SLN (функция линейной
амортизации). Конструктор выдаст краткое описание этой
функции. Затем щелкните по командной кнопке Next.
На экране появится второе диалоговое окно Конструктора
функций. В этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод
аргументов, щелкните по командной кнопке Finish. После этого в
указанной ячейке таблицы появится значение линейной
амортизации.
Комбинирование функций.
Первую функцию в формуле можно задать с
помощью Конструктора функций. Затем активизируйте наборную
строку и введите с клавиатуры знак арифметической операции,
которая связывает функции. Для ввода второй функции также
запустите Конструктор функций непосредственно из наборной
строки (пиктограмма со значком fx). Таким образом можно связать
друг с другом произвольное число функций.
Функции могут связываться оператором композиции, когда
одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней)
функции. Для образования композиции введите обычным образом
внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена.
Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по
аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя
функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите
внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой
внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует
помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга
запятой.
Таким образом, аргументами функций могут быть числа,
отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.
Текстовый режим индикации функций.
В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу
результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и
ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав
комбинацию клавиш [Ctrl-~].
После этого на экране становятся видны не результаты
вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме
увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю
формулу и попытаться найти ошибку.
Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что
затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно
долгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому
рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для
этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама
таблица была сделана в расчете на портретную ориентацию. При
альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень
широкими столбцами.
7.7. Обмен данными
Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать
в свои таблицы объекты из других прикладных программ и
передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в
другие объекты.
Концепция обмена данными является одной из основных
концепций среды Windows. Между объектами, которые
обрабатываются различными прикладными программами, создаются
информационные связи, например, между таблицами и текстами.
Эти информационные связи реализованы динамически, например,
копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться
(актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся
изменения.
К сожалению, не все прикладные программы поддерживают
механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к
лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными,
который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
Импортирование рисунков в Excel.
Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной
области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню
Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно
включить в таблицу и для которых в системе есть
соответствующие программные обработки. Содержание этого списка
зависит от набора программ, которые были установлены в системе
Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и
щелкните по командной кнопке OK.
После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в
котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью
директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой
директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в
окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню
File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в
программу Excel.
При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую
связь с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда
создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE)
между рисунком на рабочем листе и графическим редактором.
Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с
таблицей.
Редактирование рисунков на рабочем листе.
Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в
которой находится рисунок. После этого автоматически
запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с
этим рисунком была установлена информационная связь.
Теперь в рисунок можно внести изменения, используя
средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение
нужно вызвать директиву Exit & Return из меню File, чтобы
выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.
При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную
связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого
управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок
появляется в том же месте рядом с таблицей.
Включение таблицы в текст.
Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в
которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной
панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в
буфер промежуточного хранения среды Windows.
Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый
редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в
том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на
основной пиктографической панели редактора щелкните по
пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я
пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого таблица будет
вставлена в текстовый документ.
7.8. Обработка списков
Списки позволяют эффективно работать с большими
однородными наборами данных.
Списком будем называть упорядоченный набор данных,
имеющих одинаковую структуру. Например, списком является
телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и
номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну
строку, в которой данные распределяются по нескольким полям
(столбцам). В программе Excel списки являются специальным
видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки.
Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в
которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.
В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы
Microsoft значительно упростили работу со списками. Так
называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только
те части списка, которые нужны для выполнения определенной
задачи.
Создание списков.
С технической точки зрения списки представляют собой
обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются
дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо
продумать названия отдельных полей в списке. Например, в
качестве полей для списка товаров можно было бы выбрать
следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на
складе (запас). Названия полей используются программой Excel для
поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия
соответствуют названиям столбцов в таблице.
В первой строке рабочего листа введите названия отдельных
полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось
свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в
качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки
введите свои данные.
Ввод списка данных.
После вызова директивы Form из меню Data открывается
диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли
рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь
нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.
После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в
котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как
только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по
командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных в
список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и
т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение
закройте окно щелчком по командной кнопке Close.
Каждый новый список следует создавать на отдельном
рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один
список на одном рабочем листе.
Поиск элемента в списке.
После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом
окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной
кнопке Criteria, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна
изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку Form. Введите
значения полей искомого элемента в поля ввода,
расположенные в левой части окна. Введенные значения будут
служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода,
тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие
поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе
старайтесь не нарушать порядок следования полей.
Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа
Excel начинает просматривать весь список начиная с первого
элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию
поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он
появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один
элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по
командной кнопке Find Next.
Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните
по командной кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать
различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск
элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного
числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой
символов.
Если критерием поиска служит текстовая строка, то для
маскирования текстовых позиций можно использовать символы "?" и
"*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую
позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер"
будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка
позволяет игнорировать все следующие после нее символы.
Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова,
которые начинаются с сочетания "Ми".
В числовых критериях поиска можно использовать логические
операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти
все элементы списка, содержимое указанного поля которых
меньше, чем 100.
Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не
найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько
критериев поиска, программа находит только те элементы,
которые удовлетворяют всем указанным условиям.
Редактирование списков.
Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно,
где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой
директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В
противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого
критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по
командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях
ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то
щелкните по командной кнопке Restore. Однако, кнопка Restore
функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому
элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу
или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel
запоминает содержимое полей ввода в таблице.
Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной
кнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в
котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе
элемент удаляется из списка, а все последующие элементы
сдвигаются на одну строку вверх.
Автоматический фильтр.
Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем
опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся
маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих
стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного
поля.
Выберите одно значение из этого перечня. В списке
останутся только те элементы, у которых значение данного поля
совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и
элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому
признаку можно определить, что список был профильтрован по
указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны
прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.
Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то
нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому
выполнялась фильтрация.
Комбинированная фильтрация.
Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться
фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном
столбце, после чего на экране появится меню с перечнем
значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.
После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в
котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните
по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого
поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических
операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этом
меню нужную логическую операцию, например, "больше или
равно" (>=). В первом поле ввода укажите некоторое число или
выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например,
введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие
фильтрации >=20.
Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть,
например, там было указано условие <=50. Включите селекторную
кнопку And, если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или
кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий
фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок.
Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблице появятся
только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному
логическому условию. В данном примере, если оставить
включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у
которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20
до 50.
Сортировка списков.
Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется
диалоговое окно этой директивы. В группе полей Sort by этого
окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию
программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в
качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно
указать значения, по которым будут сортироваться элементы,
имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.
Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые
расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить
сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей
последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда
программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с
указанными критериями.
7.9. Анализ данных
Для анализа больших списков данных в программе Excel
предусмотрены специальные средства.
Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие
лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются
табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в
пятую версию программы Excel, предназначены для анализа
соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с
помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной
таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем
перемещения названий полей данных из одной части таблицы в
другую.
Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие
методы анализа наборов данных. Очень полезной является
директива поиска решения уравнений, которая по заданным
значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие
определенным соотношениям.
Опорные таблицы.
Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое
окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага
нужно построить опорную таблицу.
На первом шаге следует указать источник поступления
данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по
селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и
перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.
На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где
находится список. По умолчанию программа предлагает список,
который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно
указать только часть списка, если для построения опорной
таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке
Next, чтобы перейти к следующему шагу.
На третьем шаге задается структура (Layout) опорной
таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в
среднем - представление структуры опорной таблицы. В это поле
включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле
данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать
мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы.
При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих
правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится
анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле
названий строк Row и в поле названий столбцов Column
переместите названия полей, по значениям которых
классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по
командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.
На четвертом шаге можно установить некоторые опции для
построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell
указывается адрес, с которого начинается построение таблицы
(левый верхний угол). В поле ввода Pivot Table Name можно
указать название таблицы. По умолчанию программа использует
название PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы.
Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и
Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце
опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный
индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения
опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного
индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически
сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового
окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel
размещает опорную таблицу в указанной позиции.
Между опорной таблицей и исходным списком возникает
статическая связь, т.е. связь, которая существует только в
момент построения таблицы. При изменении данных в списке
опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в
соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно
вызвать директиву Refresh Data из меню Data.
Редактирование опорных таблиц.
Названия полей, по которым классифицируются данные, можно
перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы.
Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, то
вызовите директиву PivotTable из меню Data или щелкните по
пиктограмме Конструктора таблиц на опорной (Pivot) панели.
После этого появится третье окно Конструктора опорных таблиц, в
котором можно изменить размещение значений полей в таблице.
Следите за тем, чтобы при вызове этой директивы указатель
ячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор
начнет построение новой таблицы.
Нахождение значений.
Иногда бывает заранее известно, каким должен быть
результат вычисления некоторой функции, но неизвестно, при
каких значениях аргумента он достигается.
Предположим, что нам надо найти максимальную сумму
кредита, которую можно дать на три года по фиксированной
процентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$
ежемесячно.
В программе Excel имеется функция PMT, которая по
значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет
величину ежемесячного взноса для погашения кредита. Нам нужно
решить обратную задачу, когда заранее известна величина
ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для
решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из меню
Tools.
Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода
Set Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которой
расположено заданное значение функции (в нашем случае это
ячейка, где находится функция PMT). В поле ввода To Value
укажите значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В
поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в которой
программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее
заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес
ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив
установки полей, щелкните по командной кнопке OK.
Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel
пытается найти максимальное приближение к заданному целевому
значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если
Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевым
значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK,
после чего найденное значение появится в таблице. В противном
случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не
передавать значение в таблицу.
7.10.. Базы данных
В комплект поставки Excel 5.0 входит программа обработки
внешних баз данных MS Query.
Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми
файлами и с данными, которые были подготовлены следующими
программами управления базами данных: Ms Access, dBASE,
FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на
диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных,
будем называть внешней базой данных.
Если в процессе работы с таблицей в программе Excel
возникает необходимость обратиться к внешней базе данных,
нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать
данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные
в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно
обработать непосредственно программой Query.
Запуск программы обработки баз данных.
Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Ins из меню
Tools. Откроется диалоговое окно Менеджера. В нем можно
выбрать из списка опции расширения, которые включаются и
выключаются щелчком по соответствующей опциональной кнопке,
расположенной перед именем расширения.
По списку опций можно перемещаться с помощью линейки
прокрутки. Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по
кнопке в этой строке, чтобы в ней появился крестик. Затем
закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.
Теперь загляните в меню Data. В нижней части этого меню
должна появиться директива Get External Data, с помощью
которой можно запускать программу Query.
Оболочка программы Query.
Окно программы Query содержит многие элементы, которые
являются общими для всех программ в среде Windows. В верхней
части экрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и
уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню с
элементами меню, которые содержат директивы работы с внешними
базами данных.
Под строкой меню находится строка пиктографического меню
(пиктографическая панель), в которой расположены пиктограммы
для вызова наиболее часто используемых директив. Если
установить указатель мыши на пиктограмму в статусной строке,
появится описание действия, которое связано с этой
пиктограммой.
После загрузки файла из базы данных под пиктографической
панелью появляется имя этого файла вместе со списком названий
полей содержащихся в нем данных. Большое поле в нижней части
окна отводится для размещения данных из базы. Линейки
прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяют
перемещаться внутри набора данных.
В нижней части окна слева находится поле с номером записи
данных, которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом с
этим полем позволяют переходить к следующей или предыдущей
записи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами можно
перейти в начало или в конец набора данных. В статусную
строку, расположенную в нижней части окна, выводится
информация о ходе выполнения команд и состояния программы.
Загрузка внешнего набора данных.
После запуска программы Query появляется диалоговое окно
Select Data Source, в котором приводится список доступных
типов баз данных. Выберите нужный Вам тип и щелкните по
командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в
котором следует выбрать нужный файл и щелкнуть по командной
кнопке Add. В окне должно появиться название этого файла
вместе со списком названий полей. Если необходимо загрузить
еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь
кнопкой Add. После того как все необходимые файлы будут
загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.
Если нужный тип баз данных отсутствует в диалоговом окне
Select Data Source, щелкните в нем по командной кнопке Other.
Откроется диалоговое окно ODBC Data Sources. Здесь нужно
щелкнуть по командной кнопке New и в открывшемся диалоговом
окне добавить драйверы для баз данных других типов, например,
Microsoft Access. Закройте это окно щелчком по кнопке OK.
Появится следующее диалоговое окно ODBC Microsoft Access
Setup; здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в
открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске, где
находится эта база данных, и имя файла, содержащего нужный
набор данных. Закройте все остальные диалоговые окна щелчком
по кнопке OK, после чего выбранный набор данных появится в
окне, а соответствующий тип баз данных будет внесен в список
доступных типов баз данных.
После закрытия всех диалоговых окон в верхней части окна
программы Query появится список, который содержит имя
загруженного файла и названия полей данных. Если было
загружено несколько файлов, то каждому из них будет
соответствовать отдельный список. В строке заголовка окна
будет расположено название базы данных.
В нижней части окна появится пустое поле со стрелкой -
поле списка. После щелчка по стрелке в поле списка появится
список, содержащий названия полей данных всех загруженных
файлов. Если щелкнуть мышью по одному из названий полей
данных, то в поле списка появится список значений выбранного
поля, а список названий полей переместиться в следующее поле
списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом
поле также можно открыть список значений другого поля данных и
т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в
дальнейшем можно будет обрабатывать программой Excel, и тем
самым задается структура записи набора данных, который будет
содержать выбранные значения полей. Эта таблица может
содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе
данных. Поэтому процесс развертывания значений полей в любой
момент можно прекратить.
Для того чтобы отсортировать получившийся набор данных,
щелкните по 10-й или 11-й пиктограмме окна программы Query.
Сортировку можно проводить либо по возрастанию, либо по
убыванию значений некоторого поля.
В меню Records содержаться директивы добавления и
удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.
Чтобы перейти к определенной записи данных, следует
вызвать в этом меню директиву Go To и указать в открывшемся
диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.
Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в
котором содержатся директивы корректировки ширины столбцов,
высоты строк и видов шрифта.
Критерии выбора данных.
Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать
часть записей. Щелкните по пиктограмме включения/выключения
критериев (6-я на пиктографической панели), тогда в средней
части окна появится поле, в котором нужно указать критерий
отбора данных.
Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия
(первая строка), после чего появится поле списка со стрелкой.
Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите
здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор
данных.
После этого в следующем поле ввода (вторая строка)
укажите значение этого поля. Для ввода значения поля двойным
щелчком мышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit
Criteria. В поле списка Operator выберите логический оператор
сравнения данных ("равно", "не равно" и т.д.). Щелчком по
командной кнопке Values откройте диалоговое окно Select
Value[s] со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь
нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда выбранное
значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это
окно закрывается также щелчком по кнопке OK.
После этого программа Query выберет все записи, имеющие
заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В
заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel,
которая завершает выполнение программы Query и передает
сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей
обработки.
Комбинированные запросы.
Загрузите исходный файл данных из базы программой Query.
Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я
пиктограмма), тогда в средней части окна появится поле
критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора
способом, который был описан в предыдущем разделе.
С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria
откройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните по
селекторной кнопке And, если отбираемые записи должны
удовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если
достаточно выполнения одного из критериев. После щелчка по
маленькой стрелке в поле Field откроется список значений
полей, из которого выберите значение поля для второго
критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом
выберите из списка логический оператор сравнения данных
("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно
указать значение, с которым производится сравнение. Это можно
сделать вручную или выбрать значение из списка, который
открывается командной кнопкой Values. После выполнения всех
установок щелкните по кнопке Add. Повторите все установки для
следующих критериев и в заключение щелкните по кнопке Close.
После этого программа Query отберет записи, которые
удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит
их в нижней части окна.
Обмен данными с внешней базой.
Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе
Query, либо передать его на обработке в программу Excel.
Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в
программе Query, прежде всего активизируйте опцию Allow
Editing в меню Records. Затем щелкните по любому полю внутри
записи данных и можете начинать редактирование. Все
произведенные изменения будут записываться в исходный файл
данных, т.е. будет установлена динамическая связь.
В программе Excel внешний набор данных можно
редактировать как любую другую таблицу. В частности, можно
корректировать ширину столбцов и высоту строк и применять
любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать,
что все произведенные изменения не окажут никакого влияния на
исходный внешний файл данных, т.е. в этом случае речь идет о
статической форме информационной связи.
Экономическая часть
1. Бизнес план на развитие.
В данном проекте рассматриваются различные условия, проводятся
необходимые анализы создаются расчетные таблицы и строятся
диаграммы и приводятся требуемые расчеты для дальнейшего
производства выпускаемой продукции - мультимедийных
компьютерных станций.
Вес расчеты производились с помощью MS Excel 6.0
В результате проведенных исследований аналогов предполагаемого
выпускаемого продукта были конкретно установлены состав,
технические характеристики, внешний вид и прочие особенности
нашего продукта. Их подробное описание изложено в разделе
"Существо проекта". В этом разделе также обосновано - почему у
потенциальных покупателей возникнет потребность купить
аналогичный продукт, почему они предпочтут купить именно наш
продукт и как мы можем сохранить преимущества нашего продукта в
течение некоторого продолжительного времени. В результате
постоянного повышения качества различных средств мультимедиа
возникла возможность появления универсального средства,
объединяющего все имеющиеся новейшие разработки в этой области.
На продукт такого качества будет существовать постоянный спрос,
вызванный необходимостью повышать уровень оборудования,
имеющийся у пользователей, которыми могут быть как физические ,
так и юридические лица. Немаловажную роль также играет наша
относительно узкая направленность на производство только данного
продукта, что позволит сделать нашей организации имидж фирмы,
специализирующейся на выпуске данной продукции, а такой фирмы в
настоящий момент на рынке данной отрасли не существует.
В разделе "План маркетинга" приводятся анализы положения дел в
отрасли, рынка сбыта и конкуренции. Подводя итоги данного раздела
можно заключить следующее. В данной отрасли наблюдается
существенный недостаток единого продукта, сочетающего в себе
результаты последних достижений в развитии направлений данной
отрасли. Между тем, спрос на конкретный продукт уже существует и
даже будет повышаться, поскольку немногочисленные существующие
аналоги нашего продукта показывают себя в деле как вполне
удачное применение средств мультимедиа в решении указанного
выше широкого спектра задач. Но пока на предполагаемом рынке
сбыта нет продуктов фирмы, четко специализирующейся на
производстве продукции, которая напрямую предназначена для
решения описанных задач. Наша организация предполагает занять
пустующую нишу в этом рынке сбыта, тем самым обеспечив
покупателей товаром, а себя прибылью.
Более подробное описание ранка сбыта изложено в
соответствующем разделе бизнес-плана.
К результатам анализа конкуренции можно также добавить
недостаточную рекламу существующими фирмами их продукции.
Также замечено отсутствие в содержании этой рекламы упора на
универсальность и мультимедийность этой продукции. Впечатление от
такой рекламы примерно следующее: есть компьютеры со средствами
мультимедиа, но компьютеров существует великое множество, а
средства мультимедиа у них - это не некое добавление к
компьютеру, позволяющее ему решать некоторые дополнительные
задачи. В рекламе нашего будущего продукта будет делаться упор на
то, что это - мультимедийные компьютерные станции, а не что-
нибудь другое, и что они универсальны для широкого круга
определенных задач и доступны заинтересованным в них лицам.
Далее в бизнес-плане рассчитана оценка риска проекта. По ее
результатам видно, что три наиболее существенных риска - это
недостаточный спрос на продукцию, повышение цен на
комплектующие и нестабильное качество комплектующих.
Предполагаемый наиболее эффективный способ понижения первого
риска - это указанная выше реклама. Кроме того, предполагается
активное участие в форумах и различных выставках по данной
тематике, проведение презентаций и другая подобная активная
деятельность. Решение вопроса о повышении цен на комплектующие
предполагается путем заключения персональных контрактов с
фирмами-поставщиками или их официальными представителями, а
также увеличение количества фирм-поставщиков. Правда это
несколько не соответствует способу уменьшения третьего риска -
выбор наиболее надежного поставщика с гарантированным качеством
комплектующих. Но данный риск по ранжировке стоит на два пункта
после предыдущего, поэтому прибегать к данному способу его
уменьшения следует только в крайнем случае, то есть при реально
малом риске повешения цен поставщика качественных
комплектующих. Остальные риски принимаются маловероятными и
легкоустраняемыми.
Следующий раздел бизнес-плана - "Финансовый план".
По результатам расчета себестоимости единицы продукции
плановая себестоимость составит 15 749 000 руб., предполагаемая
прибыль с единицы продукта равна 3 000 000 руб. и таким образом
общая стоимость работ получится равной 21 889 000 руб.
Материальные затраты получаются 11 818 000 руб., себестоимость
переработки 4 001 000 руб.
Тестовая сеть, относящаяся к оборудованию, предназначена для
контроля работоспособности и качества выпускаемой продукции.
Прогноз объема производства и реализации продукции рассчитан
на три года и включает расчет цены и себестоимости единицы
продукции при изменении объема производства. Далее в финансовом
плане приводится счет прибылей и убытков. По результатам баланса
доходов и расходов по чистой прибыли, составляющей 302 680 000
руб. в месяц, нераспределенная прибыль составит 246 359 000 руб.
в месяц. И наконец, по итогам расчета коэффициентов оценки
финансовой деятельности предприятия, рентабельность производимого
изделия равна 1.351, а рентабельность продукции - 0.328.
Существо проекта:
Сейчас на рынке отчетливо наметилась тенденция к неуклонному
возрастанию спроса на средства мультимедиа. Однако существующий
рынок персональных компьютеров не в полной мере может
удовлетворить эти возрастающие потребности. Предприятия и даже
обычные пользователи домашних компьютеров нуждаются в
полноценной мультимедийной рабочей станции, оснащенной в
соответствии к их запросам. Вот почему наш проект представляется
весьма перспективным. Продукт планируется собирать из
комплектующих лучших фирм с мировым именем, что также должно
стимулировать его сбыт.
Предполагается, что по цене продукт будет доступен не только
организациям но и пользователям домашних компьютеров, которые
желают иметь высококачественную мультимедиа станцию дома.
Соответственно этими категориями и определяется круг возможных
покупателей продукта.
Предполагаемое название изделия - "Гепард", что должно
символизировать скорость его работы. Изделие комплектуется 10
скоростным CD-ROM дисководом, профессиональной звуковой платой,
высокоскоростным модемом и платой оцифровки видеоизображения.
Используется мультимедиа монитор с оригинальным дизайном. В
корпус монитора вмонтированы звуковые колонки, позволяющие
добиться высокого качества звука. Дизайн изделия в целом выполнен
на чрезвычайно высоком эстетическом уровне. Наше изделие не
только будет выполнять свои основные функции, но и украсит дом
или офис покупателя.
Предполагаемая цена - 21 889 000 руб.
2. Анализ положения дел в отрасли.
В настоящее время в сфере производства персональных
компьютеров наметился сдвиг в сторону средств мультимедиа, однако
в целом отрасль недостаточно оперативно реагирует на возросшие
потребности в них. Большая часть имеющихся на рынке изделий
такого рода уступают нашему в технических параметрах и не в
полной мере удовлетворяют потребности рынка. Заметна
необходимость в самой современной и действительно качественной
мультимедийной рабочей станции. На основании этого можно
ожидать устойчиво высокого спроса на наше изделие.
Так как научно-технический прогресс в данной отрасли идет как
нигде быстро, потребуется текущий пересмотр технического уровня
изделия и приведение его в соответствие с потребностями. Но на
данный момент технический уровень изделия позволяет произвести
такой пересмотр не ранее чем через два года после начала
производства.
3. Анализ рынка сбыта.
Данное изделие первоначально предназначено для продажи в
пределах Европейской части России, так как именно в этой части
страны наиболее ярко выражена потребность в нашем продукте. Это
связано с наличием большого числа крупных городов, в котором
плотность расположения фирм и отдельных пользователей -
потенциальных покупателей изделия несоизмеримо выше, чем в
остальной части страны. Это связано также и с лучшими
финансовыми возможностями жителей крупных городов.
Основной планируемый вид продаж - поштучный. Однако для
покупателей, приобретших более 10 изделий планируются скидки в
размере 3-7% от общей стоимости изделий.
Для продвижения изделия на рынок будет широко использоваться
реклама в средствах массовой информации. Планируется широкое
участие в форумах и выставках по данной тематике. Это
представляется полезным для пропаганды нашего изделия,
завоевания известности и авторитета и для привлечения
покупателей.
Уже в первое время ожидается высокая рентабельность ,
осуществляющаяся за счет сравнительно невысокой себестоимости
продукта, являющейся результатом оптовых покупок комплектующих
преимущественно у фирм - официальных представителей
производителей.
4. Анализ конкуренции.
В настоящее время на рынке нельзя выделить крупнейшего
производителя изделий такого рода. Существует множество мелких и
средних компаний, которые пытаются заполнить эту нишу на рынке,
однако объем и технический уровень их продукции, по оценкам
наших экспертов, явно недостаточен для удовлетворения рыночных
потребностей. Как правило, фирмы конкуренты не делают упор на
мультимедийные станции и подобные продукты присутствуют у них в
ряду других. Конкуренты широко используют рекламу, в основном в
печатных изданиях, и практикуют выпуск своих рекламных брошюр и
листков (но далеко не все). Но, как уже было замечено,
мультимедийные продукты занимают меньшую часть в спектре
оборудования, предлагаемом фирмами-конкурентами. В отношении
данного продукта конкурентоспособный потенциал нашей фирмы по
отношению к самым крупным конкурентам, составляет, как
оценивают эксперты, по меньшей мере 2.5/1 (на данный момент).
5. Оценка риска проекта.
Исходя из оценок экспертов была проведена оценка риска,
согласно методике, приведенной в [1].
Таблица 1.1
Вид риска
Вероят-
ность
Приоритет
Повышение цен на комплектующие
0.3
1
Недостаточный спрос
0.2
1
Снижение цен конкурентами
0.5
2
Неплатежеспособность потребителей
0.3
2
Рост налогов
0.1
2
Появление альтернативного продукта
0.3
2
Нестабильное качество комплектующих
0.1
1
Недостаток оборотных средств
0.2
2
Недостаточный уровень зарплаты
0.2
2
Отношение веса первого приоритета ко второму f=3
Веса групп:
W2=2/K*(f+1)=0.25 (где К - № приоритета = 2)
W1=(W2*(K-1)*f+1-1)/K-1=0.75
Веса простых рисков в первой приоритетной группе равны
0.75/3=0.25
Во второй группе: 0.25/6=0.042.
Таблица 1.2
Вид риска
Вероятность
Вес
Баллы
(вер*вес)
Повышение цен на комплектующие
0.3
0.25
0.075
Недостаточный спрос
0.2
0.25
0.05
Снижение цен конкурентами
0.5
0.042
0.021
Неплатежеспособность
потребителей
0.3
0.042
0.0126
Рост налогов
0.1
0.042
0.0042
Появление альтернативного
продукта
0.3
0.042
0.0126
Нестабильное качество
комплектующих
0.1
0.25
0.025
Недостаток оборотных средств
0.2
0.042
0.0084
Недостаточный уровень зарплаты
0.2
0.042
0.0084
ИТОГО
-
-
0.3172
Принимая показатель ИТОГО за 100 баллов, находим значения
рисков в баллах:
Таблица 1.3
Вид риска
Значение в баллах
Ранжирование
Повышение цен на
комплектующие
23.6
1
Недостаточный спрос
15.8
2
Снижение цен конкурентами
6.6
4
Неплатежеспособность
потребителей
4.0
5-6
Рост налогов
1.3
9
Появление альтернативного
продукта
4.0
5-6
Нестабильное качество
комплектующих
7.9
3
Недостаток оборотных средств
2.7
7-8
Недостаточный уровень
зарплаты
2.7
7-8
По результатам видно, что наибольшую опасность представляют
риски:
1) Повышение цен на комплектующие
2) Недостаточный спрос
3) Нестабильное качество комплектующих
Главная мера по борьбе с 1 риском - расширение спектра фирм-
поставщиков. По оценкам экспертов средние вероятности риска 1
при увеличении числа поставщиков в 2 раза составит 0.1. Однако
при этом произойдет увеличение средней вероятности реализации
риска 3 до 0.15..
Для борьбы с риском 2 необходимо произвести широкую
рекламную кампанию в СМИ и тем самым уменьшить вероятность
его реализации, по оценкам, до 0.15.
Мера для борьбы с риском 3 - более тщательный выбор
поставщиков. При его реализации нужно ограничить их круг
надежными фирмами, хотя это и повысит вероятность риска 1.
6. Расчет себестоимости единицы продукции.
Таблица 2.1. Расчет себестоимости единицы продукта.
№
Статьи затрат
Сумма
(тыс.руб)
Обоснование
1
Сырье и основные материалы
-
2
Комплектующие и полуфабрикаты
11748
таблица 2.2
3
Топливо и энергия на технические
нужды
70
по факту
4
Зарплата производственных рабочих
500
таблица 2.4
5
Отчисления на социальные нужды
195
39% от п.4
6
Амортизация или аренда оборудования
100
таблица 2.3
Получ. затраты
12613
7
Цеховые расходы
200
40% от п. 4
8
Общезаводские расходы
500
100% от п.4
9
Потери брака
544
4.5% от сум.
пр. расходов
10
Прочие производственные расходы
1261
10% от сум. пр.
расходов
11
Непроизводственные расходы
631
5% от сум. пр.
расходов
Итого косвенных расходов
3136
12
Плановая себестоимость
15749
сумма пп 1-11
13
Отчисления во внебюджетные фонды
745
3.4% от общ.
стоим. работ
14
Полная себестоимость
16494
п.12+п.13
ОСР = Спл + Прибыль + Налог(20% от Спл) =
= 15749 + 3000 + 3150 = 21899 тыс. руб.
Материальные затраты = п.1 + п.2 + п.3 = 11818 тыс. руб.
Себестоимость переработки = п.12 - п.1 - п.2 = 4001 тыс. руб.
Таблица 2.2 Комплектующие
№
Наименование
Количество
Цена за ед.
(тыс.руб.)
Сумма
тыс.руб.
1
Процессор Intel
Pentium 150
1
1100
1100
2
Материнская плата
1
605
605
3
Мультимедиа монитор
1
1925
1925
4
Видеокарта
1
1925
1925
5
Видеоплата ввода-
вывода
1
1650
1650
6
Винчестер 2Гб
1
1210
1210
7
Факс-модем 33600
1
825
825
8
Звуковая карта
1
1100
1100
9
CD-ROM 10x
1
660
660
10
Корпус
1
220
220
11
Клавиатура
1
220
220
12
Мышь
1
110
110
13
Флоппи-дисковод 3.5
inch
1
165
165
14
Cooler
1
33
33
Итого - суммарная цена 11748 тысяч рублей.
Таблица 2.3 Обоснование амортизации.
N
n/n
Наимено-
вание обору-
дования
Цена за
еди-ницу
(тыс.
руб.)
Срок
служ-
бы
(лет)
Сумар-
ная
аморти-
зация
за год
Стои-
мость
1 часа
работ
(т.руб.)
Отра-
ботан-
ное
время
(лет)
Сумма
амор-
тиза-ции
1
Тестовая сеть
состоящая из:
Сервер
Pentium Pro
200 МГц. 1шт
Терминал
Pentium 150.
5 шт.
12000
9250
6
6
275
275
0.1
0.1
1
1
1151
1151
2
UPS
2100
10
100
0.1
1
976
Таблица 2.4 Зарплата производственных рабочих
№
Должность
Ставка
(тыс.руб.)
Отраб. время
Сумма (тыс.руб.)
1
Сборочный
рабочий
3500
1 день
500
7. Прогноз объема производства и реализации продукции.
Таблица 3.1 Прогноз объема производства и реализации
продукции.
Годы
Квартал
месяц
Объём пр-ва в
натуральных
единицах
Цена за единицу
продукции
тыс. руб.
Выручка
тыс. руб.
1
январь
февраль
март
апрель
май
июнь
июль
август
сентябрь
октябрь
ноябрь
декабрь
0
0
70
70
80
80
80
85
85
90
90
100
-
-
21899
21899
21899
21899
21899
21899
21899
21899
21899
21899
-
-
1532930
1532930
1751920
1751920
1751920
1861415
1861415
1970910
1970910
2189900
2
1-й квартал
2-й квартал
3-й квартал
4-й квартал
300
300
320
320
19500
19500
19500
19500
5850000
5850000
6240000
6240000
3
-
1320
18400
24288000
Таблица 3.2. Расчет цены и себестоимости единицы продукции при
изменении объема производства.
Период
реализа-
ции
(год)
Объём
пр-ва в
натур.
едини-
цах
Полная
себест.
единицы
про-
дукции
объем*
*себе-
стоимость
(т.руб.)
Цена за
еди-ницу
про-
дукции
Выручка
(тыс. руб)
При-быль
(т.руб.)
1997
2*70
3*80
2*85
2*90
1*100
16494
15448
15198
14998
14848
2309160
3151392
2583660
2699640
1484800
21899
21899
21899
21899
21899
3065860
5255760
3722830
3941820
2189900
756700
1548240
1139170
1242180
705100
1998
2*300
2*320
14848
14725
8908800
9424000
19500
19500
11700000
12480000
2791200
3056000
1999
1320
14700
19404000
18400
24288000
4884000
8.Счет прибылей и убытков по продукту.
Таблица 4.1. Расчет себестоимости переработки продукции за три
месяца.
Объём
произ-
водства
Полная
себестоимость
единицы
продукции
(тыс.руб.)
Коэффици-ент
изменения
себестоимости
с объемом
Себестои-мость
перера-ботки
едини-цы
продукции
(тыс.руб.)
Общий объём
переработки
(тыс.руб.)
2*70
16494
1
4001
560140
3*80
15448
0.94
3700
888000
2*85
15198
0.92
3450
586500
2*90
14998
0.91
3250
585000
1*100
14848
0.90
3100
310000
Таблица 4.2. Счет прибылей и убытков за март месяц 1997 года.
N
n/n
Показатели
Прибыль
тыс. руб.
Убыток
тыс. руб.
1
Выручка
1532830
-
2
Балансовая прибыль
в том числе:
378350
-
2.1
прибыль от реализации
378350
-
2.2
прибыль от продажи
имущества
-
-
2.3
прибыль от реализации товаров
народного потребления
-
-
2.4
прибыль от внереализационных
операций
-
-
3
Чистая прибыль
302680
-
4
Налогооблагаемая прибыль
378350
-
5
Себестоимость готовой продукции в том
числе:
-
16494
5.1
себестоимость переработки
-
4001
5.2
материальные затраты
12493
6
Выплаты дивидендов
-
-
7
Налог на прибыль
-
75670
8
Расчеты с бюджетом
(пенсионные отчисления, внебюджетные
фонды)
-
12107
9.Баланс доходов и расходов по чистой прибыли.
Таблица 5.1 Баланс доходов и расходов по чистой прибыли за
месяц
N
n/n
Показатели
Доход
т.руб.
Расход
т.руб.
1
Чистая прибыль
302680
-
2
Санкции и штрафы
-
12107
3
Отчисления в резерв
-
20000
4
Отчисления в фонд развития производства
-
12107
5
Отчисления в фонд социального развития
-
12107
6
Отчисления в долевой фонд
-
-
7
Нераспределенная прибыль
246359
-
10. Расчет коэффициентов оценки финансовой деятельности
предприятия
Рентабельность производимого изделия
1.351
Рентабельность продукции
0.328
Рентабельность продаж
0.247
Таблица. План денежных поступлений и выплат на период разработки
и реализации проекта, руб
N n/n
Показатели
Годы освоения мощности
1997
1998
1999
1
Поступления, в т.ч.
1.1
Кредит
10,000,000
0
0
1.2
Выручка
18,176,170
24,180,000
24,288,000
2
Всего поступлений
28,176,170
24,180,000
24,288,000
3
Платежи, в т.ч.
3.1
Год себ-сть пр-ва
12,227,652
18,332,800
19,404,000
3.2
НДС
2,445,530
3,666,560
3,880,800
3.3
Налог на прибыль
7,270,468
9,672,000
9,715,200
3.4
Возврат кредита
3,333,333
3,333,333
3,333,333
4
Всего платежей
25,276,984
35,004,693
36,333,333
5
Баланс платежей
2,899,186
10,824,693
12,045,333
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В выпускной квалификационной работе была
проанализирована организационная структура предприятий,
выявлена суть управленческой деятельности на
предприятии, определено значение внутрифирменной
системы информации, проанализирован рынок
программных продуктов и сделано заключение о
необходимости использования Excel во внутрифирменной
структуре предприятия. С помощью Excel проведены
исcледования по сути управленческой деятельности на
предприятии, по организации документооборота,
внутрифирменной системе информации и систем
организации упорядочения потока информации.
Проведен анализ программного продукта Excel
применительно к работе предприятия, на основании
которого сделан вывод о том, что применение Excel
позволяет ускорить документооборот, повысить
эффективность обработки потока информации, организовать
коллективную работу над документами, систематизировать
прохождение документов внутри различных структур на
предприятии. Сформулированы минимальные требования,
которые необходимы для установки Excel на
персональный компьютер (486 DX2/33, с оперативной
памятью не ниже 4 мегабайт и объемом жесткого диска
не меньше 50 мегабайт) делают этот пакет наиболее
привлекательным.
Таблицы оценки финансовой деятельности предприятия,
полученные с помощью пакета Excel позволяют сделать
вывод о том, что данное предприятие является
рентабельным с повышенной степенью риска.
На примере создания бизнес-плана было доказано, что
применение MS Excel, позволяет сократить количество
рутинных операций по анализу данных, что в свою очередь
показывает явное преимущество использования данного
продукта.
На основе анализа <электронных таблиц>, можно сделать
вывод, что Excel является универсальным пакетом,
который применим не только в сфере составления бизнес-
плана, но также подходит для любого раздела
экономической теории.
Список используемой литературы:
1. Попов В.М., Кураков Л.П., Ляпунов С.И., Мингазов Х.Х.
"Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная
практика и документация".
2. Локальные вычислительные сети. Cправочник. Под ред. С.В.
Назароваю М.: "Финансы и статистика",1994
3. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах
и задачах.-М.: "Радио и связь",1992
4. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. -
М.: "Финансы и статистика",1994
5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -М.: "Банки и биржи" ,
ЮНИТИ,1994
6. Энциклопедия малого бизнеса (Финансы и бухгалтерский учет)
<Бизнес план> Deka 1996
1 Это-пересказ определения Честера Барнарда, одного из классиков
менеджмента 30-40 х . годов.
Стр. 1
