и текстовой информации в единую внутрифирменную
информационную систему. Наиболее эффективной системой
информации считается система, основанная на
одновременном использовании вычислительной техники и
средств автоматизированной обработки текстовой
информации, объединенных в одну систему.
6. Система ведения записей
На основе специальных программ, направленных на
облегчение доступа и использования требуемой
информации разрабатываются системы введения записей.
К важнейшим видам записей относятся:
- расчеты заработной платы рабочих и служащих;
- тексты контрактов и сопроводительная документация;
- тексты годовых отчетов и протоколы собраний
акционеров;
- данные для осуществления многовариантных расчетов
в рамках программ маркетинга по продукту и по
хозяйственному подразделению;
- данные для разработки планов и показатели
самих планов.
7. Программные продукты используемые на фирме
В 1986 году <крохотная> не кому не извесная компания Microsoft
выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Кто
бы мог подумать, что через каких то 5-6лет, эта компания станет
крупнейшей в мире по производству и разработке программного
обеспечения. Сейчас не одна фирма не обходится без таких
программных продуктов как Access, Word, Excel, и т.д. все эти
продукты объеденены в один программный пакет Office.
Программный пакет MS Office наиболее подходит, для организации
работы в любой структуре, буть то, крупная фирма или же мелкое
частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для
управления, делопроизводства, финасов, бухгалтерии предприятия. В
данной дипломной работе мы наглядно видим, как можно эффективно
создать универсальный бизнес план с помощью одного из
компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы)
8. Применение электронных таблиц MS excel
С помощью MS Excel мы создали ряд таблиц, произвели
подсчеты в этих таблицах, сделали наглядные графики и
диаграммы. Все эти расчеты наглядно демонстрируют
эффективность бизнес плана доказывая эффективность проекта,
делают его универсальным. Допустим основные данные по
нашему проекту устарели, и нам придется произволить все
расчеты заново, но в нашем случие нам достаточнно заменить
основные данные на новые, как сразу же в мы сможем убедится
в целесобразности проекта. Это делает бищнес план гибким
средством в помощь бизнесменам.
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке
программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа
Excel представляла собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на
рынке появилась версия 5.0, которая содержит много
улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы
Excel можно отнести появление трехмерных документов
(блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами
значительно упростилось по сравнению с прежними версиями.
Контекстные меню значительно расширены, а
дополнительные программные инструменты облегчают решение
сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках
(Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции
и выдают рекомендации, если существует более простой метод
решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная
подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать
необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном
комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из
важнейших функциональных расширений программы,
предназначенным для профессионалов, является встроенная в
Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для
решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft
удалось не только расширить возможности языка
макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного
программирования, поскольку VBA позволяет создавать
полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям
выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме
этого, следует назвать следующие важные новшества программы
Excel 5.0:
- менеджер файлов, который выдает подробную
информацию о всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для
быстрой активизации диаграмм.
7.1. Управление файлами
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С
помощью программы Excel можно создавать самые различные
документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления статистических оценок,
управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из
этих приложений программа Excel может создать отдельный
документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих
листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот,
рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь
получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность их обработки.
Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать
директиву New.
На экране появится документ с именем Book2: программа
Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с
добавлением текущего порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по
первой пиктограмме, которая находится в первой (основной)
пиктографической панели (первая строка пиктографического
меню).
Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим
документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая
находится на основной панели. В любом случае откроется
диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives
нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где
расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в
левом поле появится список имен файлов, среди которых должен
находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла,
оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть
диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув
по имени искомого файла.
Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из
меню File директиву Save. После этого откроется диалоговое
окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а
также диск и директорию, в которой его надо расположить.
Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное
имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может
заменить любым другим. В имени файла нежелательно
использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это
и не запрещено. Не следует также использовать символы
кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и
системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel
расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как
будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно
щелчком по кнопке OK.
Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью
которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В
открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув
по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором
должна появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву,
тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором
пользователь может задать интервал времени между моментами
сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли
программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли
автоматически сохранять все документы или только активный
документ.
Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву
Save As... из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно
щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее
диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне
нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup.
Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться
резервный файл с тем же именем, что и основной, но с
расширением .BAK.
Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As
из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть
по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save
Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно
указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове
этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе
пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После
закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в
котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле
ввода Write Reservation Password, то перед открытием
этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать
пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае
файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под
тем же именем.
Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As
открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне
пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и
Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация,
полученная программой при инсталляции, но пользователь может
записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить
соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в
отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев
появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
7.2. Структура документов
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из
важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее
значительно упростить и ускорить работу с таблицами и
управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы
могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в
одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу
с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте
можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной
теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно
повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется
при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии
программы в случае, если нужно было использовать результат из
какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать
соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при
установлении информационных связей между таблицами одного
документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы
находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в
Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.
Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг
под другом. С помощью именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана, можно переходить с
одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки
рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров:
Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает
появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего
